1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en Asperion.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Asperion, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor Asperion.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumer ID en secret binnen je Bol.com omgeving in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Bestellingen worden opgehaald uit de verzendlijst bij Bol.com, niet uit de Open-bestellingen lijst. Een bestelling wordt pas doorgezet als alle producten in die bestelling verzonden zijn. Gedurende de nacht worden de openstaande bestellingen bijgewerkt.
Retouren worden niet automatisch doorgezet. Wil je retouren doorzetten stuur ons dan een email .
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Er wordt een fictieve betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar Asperion. Er wordt niet gekeken of de betaling daadwerkelijk gedaan is omdat de koppeling dat op dit moment niet kan zien in Bol.com.
Het doorzetten van een Bol.com bestelling naar Asperion gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten uit de Bol.com bestelling al in Asperion aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd aan Asperion.
- De Asperion factuur of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Omdat de koppeling de Asperion factuur voor de Bol.com verkoop heeft aangemaakt is de Asperion factuur bekend. De betaalboeking wordt voor deze factuur aangemaakt en doorgezet naar Asperion. Let op: De factuur in Asperion moet verwerkt zijn. De betaalboeking kan niet worden doorgezet als de factuur nog status concept heeft.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Asperion verderop in de handleiding.
3.Nodig: Bol.com sleutels
De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.
Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://api.bol.com/retailer/public/Retailer-API/credentials_for_retailer_api.html
4.Nodig: Asperion connectie
De connectie met Asperion loopt via OAuth. Je kunt deze connectie gemakkelijk leggen via de tab Configuratie op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. In de volgende sectie staat hier een plaatje van.
Indien je door wilt zetten naar Asperion facturen incl producten dan zal de koppeling een product toevoegen als het product nog niet bestaat. De koppeling zal voor zover mogelijk de omzetrekeningen gebruiken die via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl zijn ingesteld, maar het kan gebeuren dat de omzetrekening niet te bepalen valt.
In die situatie zal de koppeling een default Verkoopsoort SHOPORDER gebruiken. Zorg dat deze Verkoopsoort beschikbaar is in je Asperion account. Onderstaand plaatje laat zien hoe je de Verkoopsoort SHOPORDER kunt toevoegen.
5.Installatie
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.
Authenticatie Asperion
De authenticatie met Asperion loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Asperion voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Asperion account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Asperion gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Asperion gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Voor het gebruik van Asperion selecteer je een administratie binnen je account.
Je kunt ook een betalingsconditie instellen voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk en het instellen van een betaalconditie is verplicht.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Asperion. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen voor NL, BE en Anders.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Asperion administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
6.Day-to-day: Vanuit Bol.com
In deze sectie staat uitgelegd hoe de koppeling de bestellingen ophaalt vanuit het Bol.com account.
Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om in Asperion BTW codes per land aan te maken en deze vervolgens in te stellen via het dashboard. De koppeling zal bij het doorzetten van de Bol.com bestellingen de BTW codes van het land van levering gebruiken.
Daarnaast is het mogelijk om in het dashboard, tab Configuratie, omzetrekeningen per land in te stellen. Bij het doorzetten naar Asperion verkoopboekingen zal de omzetrekening van dat land gebruikt worden. Bij het doorzetten naar Asperion facturen gebeurt dat niet omdat in dat geval op artikelen geboekt wordt en de koppeling geen omzetrekening meegeeft. De omzetrekening die in Asperion staat ingesteld voor dat product, wordt dan gebruikt.
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Bol.com bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Asperion. Als de bestelling is doorgezet dan zal er een betaling worden aangemaakt in Asperion voor deze bestelling.
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de retouren doorzet, neem dan contact met ons op. Wij zullen de retouren-optie dan aanzetten. Voor het doorzetten van retouren haalt de koppeling de bestelling op waarvoor de retour is aangemaakt. Deze bestelling wordt gebruikt voor het bepalen van de retour.
Let op: De koppeling zet een retour alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de retour betrekking op heeft, heeft doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Bestel-identifier | [orderId] |
Bestelnummer | [orderId] op aanvraag kunnen wij hier een prefix op instellen |
Bestel- en boekdatum | De datum uit [orderPlacedDateTime] |
Totaal incl | Som bedragen incl BTW in de bestelregels |
Totaal excl | Som bedragen excl BTW in de bestelregels |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
BTW percentage | dummie-waarde die later bepaald wordt op basis van het default BTW percentage in de instellingen of - indien van toepassing - het product in Asperion |
Naam product | [product][title] |
SKU | Deze wordt niet ingevuld. Sommige merchants zouden hier graag het veld [offerReference] ingevuld krijgen. Dat kan niet, omdat niet alle Bol.com merchants het veld [offerReference] gebruiken voor de SKU van het product. |
Barcode | [product][ean] |
Aantal | [quantity] |
Eenheidsprijs excl BTW | Wordt niet ingevuld want dit bedrag is nog niet bekend |
Eenheidsprijs incl BTW | [unitPrice] |
Regelprijs incl BTW | [unitPrice] * [quantity] |
Rekeningen en BTW codes uit Asperion | Dummie waarden, deze worden pas bepaald bij het aanmaken van de factuur of verkoopboeking in Asperion. |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Bestel-identifier | [orderid] |
Payment-identifier | [orderid] |
Betaalmethode-identifier | 1 |
Betaalmethode | Bol.com betaalmethode |
Betaaldatum | [orderdate] |
Amount | [totalIncl] |
Status | paid |
Transactie-id | [orderid] |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Als alleen het verzendadres in de bestelling staat dan wordt het factuuradres gelijk aan het verzendadres | |
Voornaam | [billingDetails][firstName] |
Achternaam | [billingDetails][lastName] |
Bedrijf | [billingDetails][company] |
KvK nummer | [billingDetails][kvkNumber] |
Adresregel 1 | [billingDetails][streetName] |
Adresregel 2 | [billingDetails][extraAddressInformation] |
Huisnummer | [billingDetails][houseNumber] [billingDetails][houseNumberExtension] |
Postcode | [billingDetails][zipCode] |
Plaats | [billingDetails][city] |
Land | [billingdetails][countryCode] |
Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [shipmentDetails] ipv [billingDetails] |
BTW nummer | [billingDetails][vatNumber] |
Emailadres | [billingDetails][email] |
Naam veld | Waarden uit Bol.com retour |
De retour-regels staan niet apart opgeslagen in Bol.com. Daarom worden zowel de retour als de bijbehorende bestelling gebruikt om de retour uit te lezen. | |
Bestel-id | Identifier uit de bestelling |
Bestelnummer | Nummer uit de bestelling |
Retour-id | [returnId] |
Datum retour | [registrationDateTime] indien aanwezig, anders de besteldatum |
Klantgegevens | De klantgegevens uit de bestelling |
Regels retour |
De retourregel wordt bepaald op basis van de regel zelf en de bijbehorende bestelregel
|
7.Day-to-day: Naar Asperion
Voor bestellingen in Bol.com kunnen in Asperion verkoopboekingen of facturen worden aangemaakt. Default zijn facturen. Zet je liever naar verkoopboekingen door dan kun je dit instellen op het dashboard, tab Configuratie. Bij het doorzetten naar facturen in Asperion boekt de koppeling op de producten in Asperion. Bij het doorzetten naar verkoopboekingen gebeurt dat niet.
De facturen worden in Asperion altijd aangemaakt met status concept. Het is helaas niet mogelijk de facturen in Asperion op betaald te zetten.
Aanmaken betalingen
Voor bestellingen in Bol.com worden in Asperion betaaltransacties aangemaakt. De betaaltransactie bestaat uit twee regels, één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende factuur. Om een betaaltransactie aan te maken dient de bijbehorende factuur dus al in Asperion te staan.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Asperion debiteur gebruikt als debiteur van de Asperion factuur of verkoopboeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion.
Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Dit is alleen van toepassing bij het doorzetten naar Asperion facturen. Bij het aanmaken van een nieuw product zal de koppeling waar mogelijk, gebruik maken van de omzetrekening die is ingesteld in het dashboard. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Asperion account aanwezig is.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
Bij het doorzetten naar Asperion facturen zullen de producten in de verkoopregels worden opgezocht in Asperion. Bij het boeken op Asperion facturen zal de SKU van het Asperion product worden meegegeven in de regels van de Asperion factuur. Er wordt geen aparte omzetrekening meegegeven in de Asperion factuurregels, want die omzetrekening staat al bij het product in Asperion. Dit betekent dat als een product nog niet aanwezig is in Asperion de koppeling dit product zal aanmaken met een omzetrekening uit de instellingen.
De regels voor het matchen van producten tussen Bol.com en Asperion kun je in deze FAQ nalezen.
Uitwerking veldniveau aanmaken Asperion factuur / verkooptransactie
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een factuur of verkooptransactie. | |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Datum | orderdate |
Klantnummer | [debtorcode] uit Asperion |
Betreft / Referentie | Dit veld wordt samengesteld uit het bestelnummer en/of (credit) factuurnummer
|
Bedrijf - factuur | Bedrijfsnaam in het factuuradres |
Ter attentie van - factuur | Voornaam Achternaam in het factuuradres |
Adres - factuur | Factuuradres huisnummer in het factuuradres |
Postcode - factuur | Postcode in het factuuradres, max lengte 10 |
Plaats - factuur | Plaats in het factuuradres |
Landcode - factuur | Landcode in het factuuradres |
Bedrijf - verzending | Bedrijfsnaam in het verzendadres |
Ter attentie van - verzending | Verzending voornaam verzending achternaam in het verzendadres |
Adres - verzending | Verzendadres huisnummer in het verzendadres |
Postcode - verzending | Postcode in het verzendadres, max lengte 10 |
Plaats - verzending | Plaats in het verzendadres |
Landcode - verzending | Landcode in verzendadres |
Betaalconditie | Betalingsvoorwaarde |
Betaalmethode |
|
regels |
|
Voor de verschillende onderdelen van de bestelling worden aparte regels gemaakt. Voor een bestelling met vijf afzonderlijke producten en verzendkosten komen (5 + 1 =) zes regels in de Asperion factuur. Heeft de bestelling vijf afzonderlijke producten en twee toeslagen dan heeft de Asperion factuur (5 + 2 =) zeven regels. | |
Naam veld | Waarde |
Type boeking | Wordt als volgt berekend:
|
SKU | Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A. |
Omschrijving | name of description uit de regel |
Aantal | quantity |
Eenheidsprijs | De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
|
BTW-code | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard |
Omzetrekening | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is. |
Het gaat hier om kortingen op de gehele bestelling die naar rato zijn toegekend aan de BTW percentages op de regels. | |
Naam veld | Waarde |
Type boeking | G, dit is een kortingsregel |
SKU | Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A. |
Omschrijving | name of description uit de regel |
Aantal | Quantity |
Eenheidsprijs | De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
|
BTW-code | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard |
Omzetrekening | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is. |
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een betaling. | ||
Naam veld | Waarde | Opmerking |
Datum | 2023-08-01 | Huidige datum |
Dagboek | 40 | Memo-dagboek |
Omschrijving | Betaal-identifier - factuurnummer | Nummer van de Asperion factuur |
Transactie-regels | ||
Regel betaalinformatie |
|
Het BTW bedrag is 0 |
Regel Asperion factuur |
|
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling | |
Naam | firstname lastname, max lengte 50 | |
Telefoonnummer | telnr, max lengte 15 | |
Plaats | city | |
Adres | address housenumber | |
Postcode | zipcode, max lengte 10 | |
Landcode | isocountry | |
BTW nummer | BTW nummer | |
Emailadres | ||
Betaalconditie | paymentcondition |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
SKU | EAN |
Description | description, max lengte 100 |
Bijhouden voorraad artikel | true, kan niet aangepast worden |
Vaste verkoopprijs | 0, kan niet aangepast worden |
Grootboekrekening | omzetrekening |
Datum toevoegen | Huidige datum Y-m-d |
Datum gewijziigd | Huidige datum Y-m-d |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....