1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en King/MUIS.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in King/MUIS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor King/MUIS.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumer ID en secret binnen je Bol.com omgeving in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Bestellingen worden opgehaald uit de verzendlijst bij Bol.com, niet uit de Open-bestellingen lijst. Een bestelling wordt pas doorgezet als alle producten in die bestelling verzonden zijn. Gedurende de nacht worden de openstaande bestellingen bijgewerkt.
Retouren worden niet automatisch doorgezet. Wil je retouren doorzetten stuur ons dan een email .
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Bol.com bestelling naar King/MUIS gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in King/MUIS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar King/MUIS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Bol.com bestelling al in King/MUIS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De King/MUIS journaalboeking of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van King/MUIS is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft King/MUIS een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar King/MUIS verderop in de handleiding.
3.Nodig: Bol.com sleutels
De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.
Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://api.bol.com/retailer/public/Retailer-API/credentials_for_retailer_api.html
4.Nodig: MUIS omgevingscode
Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.
Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.
Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.
Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.
5.Installatie
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.
Authenticatie King/MUIS
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.
Voor het doorzetten naar King/MUIS financiele boekingen kun je een debiteuren-rekening en dagboek instellen. Voor het doorzetten naar King/MUIS bestellingen is een dagboek niet nodig.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in King/MUIS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen voor NL, BE en Anders.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je King/MUIS administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
6.Day-to-day: Vanuit Bol.com
In deze sectie staat uitgelegd hoe de koppeling de bestellingen ophaalt vanuit het Bol.com account.
Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om de bestellingen op land-specifieke grootboekrekeningen te boeken. Zie de FAQ.
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de retouren doorzet, neem dan contact met ons op. Wij zullen de retouren-optie dan aanzetten. Voor het doorzetten van retouren haalt de koppeling de bestelling op waarvoor de retour is aangemaakt. Deze bestelling wordt gebruikt voor het bepalen van de retour.
Let op: De koppeling zet een retour alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de retour betrekking op heeft, heeft doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Bestel-identifier | [orderId] |
Bestelnummer | [orderId] op aanvraag kunnen wij hier een prefix op instellen |
Bestel- en boekdatum | De datum uit [orderPlacedDateTime] |
Totaal incl | Som bedragen incl BTW in de bestelregels |
Totaal excl | Som bedragen excl BTW in de bestelregels |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
BTW percentage | dummie-waarde die later bepaald wordt op basis van het default BTW percentage in de instellingen of - indien van toepassing - het product in King/MUIS |
Naam product | [product][title] |
SKU | Deze wordt niet ingevuld. Sommige merchants zouden hier graag het veld [offerReference] ingevuld krijgen. Dat kan niet, omdat niet alle Bol.com merchants het veld [offerReference] gebruiken voor de SKU van het product. |
Barcode | [product][ean] |
Aantal | [quantity] |
Eenheidsprijs excl BTW | Wordt niet ingevuld want dit bedrag is nog niet bekend |
Eenheidsprijs incl BTW | [unitPrice] |
Regelprijs incl BTW | [unitPrice] * [quantity] |
Rekeningen en BTW codes uit King/MUIS | Dummie waarden, deze worden pas bepaald bij het aanmaken van de journaalboeking of bestelling in King/MUIS. |
Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
Als alleen het verzendadres in de bestelling staat dan wordt het factuuradres gelijk aan het verzendadres | |
Voornaam | [billingDetails][firstName] |
Achternaam | [billingDetails][lastName] |
Bedrijf | [billingDetails][company] |
KvK nummer | [billingDetails][kvkNumber] |
Adresregel 1 | [billingDetails][streetName] |
Adresregel 2 | [billingDetails][extraAddressInformation] |
Huisnummer | [billingDetails][houseNumber] [billingDetails][houseNumberExtension] |
Postcode | [billingDetails][zipCode] |
Plaats | [billingDetails][city] |
Land | [billingdetails][countryCode] |
Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [shipmentDetails] ipv [billingDetails] |
BTW nummer | [billingDetails][vatNumber] |
Emailadres | [billingDetails][email] |
Naam veld | Waarden uit Bol.com retour |
De retour-regels staan niet apart opgeslagen in Bol.com. Daarom worden zowel de retour als de bijbehorende bestelling gebruikt om de retour uit te lezen. | |
Bestel-id | Identifier uit de bestelling |
Bestelnummer | Nummer uit de bestelling |
Retour-id | [returnId] |
Datum retour | [registrationDateTime] indien aanwezig, anders de besteldatum |
Klantgegevens | De klantgegevens uit de bestelling |
Regels retour |
De retourregel wordt bepaald op basis van de regel zelf en de bijbehorende bestelregel
|
7.Day-to-day: Naar MUIS
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Bol.com worden in King/MUIS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan King/MUIS.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze King/MUIS debiteur gebruikt als debiteur van de King/MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan King/MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in King/MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in King/MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.
Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.
Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in King/MUIS. Producten in King/MUIS worden nooit gewijzigd.
Uitwerking veldniveau King/MUIS
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Totaalregel | ||
Dagboek | 41 | |
Rekening | 13317 | King/MUIS debiteurcode |
Tegenrekening | 2975 | Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard |
BTW | 0 | |
Factuur | 14194 | bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer. |
Datum | 01-03-2023 | besteldatum |
Jaar | 2023 | |
PN | 3 | period |
Omschrijving | 14194 | bestelnummer, inclusief letters en andere tekens. |
Boekstuk | 14194 | bestelnummer, inclusief letters en andere tekens |
Bedrag Boeking | 50,08 | Totaalbedrag incl BTW |
Detailregels | ||
Dagboek | 41 | |
Rekening | 13317 | Omzetrekening |
Tegenrekening | 2975 | Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard. |
BTW | 0 | BTW code - zoals ingesteld op het dashboard. |
Aantal | 1 | |
Datum | 01-03-2023 | besteldatum |
PN | 3 | period |
Jaar | 2023 | |
Boekstuk | 14194 | bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer |
Bedrag Boeking | -14.99 | Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl - vermenigvuldigd met (-1) |
Bedrag BTW | -2.60 | Vermenigvuldigd met (-1). |
Omschrijving | Verkoop 23456 | Naam product |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Debiteurid | [id] | |
Datum | 2023-11-23 | besteldatum |
Leverdatum | 2023-11-23 | besteldatum |
Soort | webshoporder | Dient aangemaakt te zijn in de King/MUIS administratie. |
Extern orderid | 1234 | |
Kenmerk | ORD12345 | |
Opmerking | ||
Externe opmerking | ||
Orderkosten | Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW | |
Verzendkosten | [verzendkosten] | Excl. BTW |
Regels |
|
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Huisnummer | [DeliveryHousenr] | Als [DeliveryHousenr] een array is, dan is het veld huisnummer leeg. |
Land | [DeliveryIsoCountry] | |
Naam | [DeliveryCustomername] | Als er een Bedrijfsnaam is meegegeven dan, [DeliveryCompany][DeliveryCustomername] |
Stad | [DeliveryCity] | |
Postcode | [DeliveryZipcode] | |
Adres | [DeliveryAdres] |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
productnaam | [productnaam] |
Als [description] aanwezig is, dan is het productnaam [description]. Maximaal lengte 40. |
Articlekey | [articlekey] | Maximaal lengte 20. |
BTW | [taxpercentage] |
Is deze < 1 dan [taxpercentage] * 100.
|
Omschrijving | [description] | |
Articlegroep | 29 |
Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie. |
Nummer | [articlekey] | |
Verkoopprijs | [prijsExcl] | |
VerkoopprijsIncl | [prijsIncl] | |
Sourceproduct | [eannummer] |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....