1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Moneybird.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Moneybird, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Moneybird.
Je installeert deze koppeling vanuit de CCV Shop Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeer App. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een Moneybird factuur.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Moneybird bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een CCV Shop bestelling of factuur naar Moneybird gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Moneybird aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Moneybird factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Moneybird is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Moneybird een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Moneybird verderop in de handleiding.
3.Installatie
De koppeling tussen CCV Shop en moneybird installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen. Uitleg staat in paragraaf Installeren koppeling in hoofdstuk 1.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Connectie Moneybird
De connectie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.
Voor het gebruik van de koppeling dien je op te geven naar welke administratie de facturen gestuurd moeten worden. Ook dien je een factuurlayout op te geven voor de Moneybird facturen. Doe je dat niet dan kunnen de facturen helaas niet aangemaakt worden in Moneybird.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Moneybird. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
NB: in onderstaande afbeelding worden grootboeknummers getoond. Dit is enkel ter illustratie. Bij Moneybird koppelingen toont hier een naam.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Moneybird administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in Moneybird.
4.Day-to-day: Vanuit CCV Shop
Uitwerking veldniveau bestellingen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | ||
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling | |
Bestel-identifier | [id] | |
Bestelnummer en referentie | [ordernumber_full] | |
Bestel- en boekdatum | [create_date] | |
ICP aanduiding | [is_intra_community_order] | |
Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
|
Valuta | [currency] | |
Betaalstatus | [paid] | |
Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaald op basis van het veld [paymethod]:
|
|
Betaalmethode-id | [paymethod_id] | |
Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. | |
Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
|
Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
|
Totaal BTW | [total_tax] | |
Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] | |
Totaal kortingen incl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van Totaal kortingen incl en het Totaal kortingen excl, zie hieronder.
|
|
Totaal kortingen excl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]:
|
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
Naam product | [product_name] |
Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
Aantal | [count] |
Korting | ([price_without_discount] - [selling_price]) * [count] |
Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de eenheidsprijzen incl en de eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
Rekeningen en BTW codes uit Moneybird | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Naam | Verzendkosten |
BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, anders [shipping_tax_percentage] |
Verzendkosten incl of excl BTW | De verzendkosten zijn incl of excl BTW gegeven. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de verzendkosten incl en excl BTW, zie hieronder |
Verzendkosten excl BTW | Verzendkosten excl BTW zijn:
|
Verzendkosten incl BTW | Verzendkosten incl BTW zijn:
|
Rekeningen en BTW codes uit Moneybird | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten. |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Naam | Betaalkosten |
BTW percentage | Bij bestellingen Voor ICP en internationale bestellingen en een marge verkoop 0%, anders het hoogste percentage voor het leveringsland.
Bij facturen Het BTW percentage op de verzendkosten wordt gebruikt, omdat er geen BTW percentage op de betaalkosten is. Zo kan het zijn dat voor Nederland 21% wordt gebruikt, voor Duitsland 19% en voor Frankrijk 20%. |
Betaalkosten incl en excl BTW | Som van de bedragen in [paymethod_costs] een [extra_payment_option_price]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de betaalkosten incl en excl BTW |
Rekeningen en BTW codes uit Moneybird | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten. |
Er zijn twee soorten toeslagen die uit de bestelling worden gehaald. De toeslag met veldnaam [extra_costs] en de toeslag met veldnaam [credit_point_discount]. Er ontstaan dus max 2 toeslagregels. |
|
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Naam | Extra [extra_costs_description] of Toeslag |
BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, in alle andere gevallen wordt het hoogste BTW percentage in de bestelregels gebruikt. |
Bedragen toeslag incl en excl BTW | Bedragen in [extra_costs] en [credit_point_discount]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de toeslagen incl en excl BTW |
Rekeningen en BTW codes uit Moneybird | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Voornaam | [billingaddress][first_name] |
Achternaam | [billingaddress][last_name] |
Voornaam | [billingaddress][first_name] |
Bedrijfsnaam | [billingaddress][company] |
Telefoonnummer | [billingaddress][telephone] |
KvK nummer | [billingaddress][kvk] |
Adresregel 1 | [billingaddress][street] |
Adresregel 2 | [billingaddress][address_line_2] |
Huisnummer | [billingaddress][housenumber] [billingaddress][housenumber_suffix] |
Postcode | [billingaddress][zipcode] |
Plaats | [billingaddress][city] |
Land | [billingaddress][country_code] |
Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [deliveryaddress] ipv [billingaddress] |
BTW nummer | [vatnumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
Emailadres | [email] |
Uitwerking veldniveau facturen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen. Let op, een credit-factuur is ook een factuur en zal op dezelfde wijze opgehaald worden als debet-facturen. | |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Factuur-identifier | [id] |
Factuurnummer en referentie | [invoicenumber_full] |
Bestel-identifier | Deze wordt bepaald op basis van de url in het veld [order] |
Factuur- en boekdatum | [create_date] |
ICP aanduiding | [is_intra_community_order] |
Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
Valuta | [currency] |
Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaalt op basis van het veld [paymethod]:
|
Betaalmethode-id | [paymethod_id] |
Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. |
Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
Totaal BTW | [total_tax] |
Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
Naam product | [product_name] |
Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
Aantal | [count] |
Korting | ([price_without_discount_with_attributes] - [price_without_discount_with_attributes]) * [count] |
Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de factuurregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [invoice_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het eenheidsprijzen incl en het eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
De verzendkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [total_shipping], [shipping_tax_percentage] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
De betaalkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [paymethod_costs], [extra_payment_option_price] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
De toeslagen worden toegevoegd als aparte regels aan de factuur | De bedragen worden bepaald op basis van [extra_costs],[credit_point_discount], [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Alleen bij een bedrag ongelijk aan 0 wordt het bedrag toegevoegd. Dit leidt tot max 2 extra regels. |
Rekeningen en BTW codes uit Moneybird | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet, voor de regel verzendkosten shipping / verzendkosten en betaalkosten payment / betaalkosten. |
5.Day-to-day: Naar Moneybird
Aan het einde van deze sectie staat op veldniveau uitgewerkt hoe we een Moneybird factuur aanmaken.
Ook informatie voor het doorzetten van betalingen wordt in deze sectie beschreven.
Verzendstatus: Het is mogelijk om de verzendstatus van de Moneybird factuur op verzonden te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird debiteur verzendmethode handmatig heeft. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status verzonden krijgt.
Automatisch versturen factuur: Ook al heeft de koppeling de status verzonden, dat betekent niet dat Moneybird de factuur automatisch verstuurd. Immers in Moneybird kan de factuur handmatig of per email verzonden worden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op. Wij kunnen dat dan voor je instellen.
Betaalstatus:
Het is mogelijk om de betaalstatus van de Moneybird factuur op betaald te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird de status verzonden heeft. Daarnaast moet de bestelling of factuur betaald zijn. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status betaald krijgt. Bij Mollie betalingen kan het Mollie transactionid ook doorgezet worden naar Moneybird.
Let op: Soms komt een betaling op een bestelling of factuur pas later binnen en heeft de koppeling de bestelling of factuur al doorgezet naar Moneybird. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen.
Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Moneybird debiteur gebruikt als debiteur van de Moneybird transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Moneybird. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Moneybird
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
sales_invoice | ||
Datum | 2023-01-11T19:46:56+01:00 | bestel-/factuurdatum |
Referentie | 1698 | Bestelnummer, bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer. |
Factuurnummer | INV1234 | Alleen op aanvraag en gelijk aan het bestelnummer of factuurnummer op aanvraag. Het is beter als Moneybird zelf het factuurnummer bepaalt. |
contact_id | 89387832984u987229 | Id Moneybird debiteur. |
Prijzen incl BTW | true | Als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false. |
Factuurprofiel | Zoals ingesteld op het dashboard | |
details_attributes | ||
amount | 1 | Aantal |
description | A4 - poster | Omschrijving |
tax_rate_id | 230205097768912088 | BTW code |
price | 33.00 | Eenheidsprijs incl BTW, als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders eenheidsprijs excl BTW |
ledger_account_id | 230205097213166793 | ID van de omzet categorie zoals ingesteld op het dashboard. |
prices_are_incl_tax | 1 | |
document_style_id | 389430293784902308 | Op aanvraag, er is 1 default project-id (kostenplaats) in te vullen per koppeling. |
Naam | Voorbeeld |
Betaaldatum | [date] |
Bedrag | Het bedrag uit de betaling |
Transaction-identifier | Betalings Id |
Rekening | (Grootboekrekening) Wordt meegegeven als deze is ingesteld. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
bedrijfsnaam | [company] | |
voornaam | [firstname] | |
achternaam | [lastname] | Als de voornaam & achternaam niet wordt meegegeven dan is de achternaam -> NN. |
adres | [adres] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
land | [isocode] | |
mobiel | [telnr] | |
[email] | ||
Chamber of commerce | [KvK] | |
BTWnummer | [btwnr] | |
delivery method | Manual | |
klantId | Leeg, tenzij er [customerid] of [referenceid] wordt meegegeven. |
6.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....