1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Reeleezee.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Reeleezee, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Reeleezee.
Je installeert deze koppeling vanuit de CCV Shop Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeer App. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Let op: Deze koppeling is niet geschikt voor OSS boekingen. Zie deze uitleg.
Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet als Reeleezee bonnen of facturen.
De bon of factuur krijgt de status open in Reeleezee.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Reeleezee bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een CCV Shop bestelling of factuur naar Reeleezee gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Reeleezee aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Reeleezee bon of factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Reeleezee is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Reeleezee een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Reeleezee verderop in de handleiding.
3.Nodig: Reeleezee authenticatie
Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.
Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.
Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.
4.Installatie
De koppeling tussen CCV Shop en reeleezee installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen. Uitleg staat in paragraaf Installeren koppeling in hoofdstuk 1.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met Reeleezee. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Reeleezee administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Connectie Reeleezee
Je legt de connectie met Reeleezee via de gebruikersnaam en wachtwoord die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Reeleezee. Je kunt de gebruikersnaam en het wachtwoord nu invullen in het popup window.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Reeleezee. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Reeleezee administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in Reeleezee.
Is de debiteurenlijst leeg? In deze faq leggen we uit hoe je dat oplost.
5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop
Uitwerking veldniveau bestellingen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | ||
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling | |
Bestel-identifier | [id] | |
Bestelnummer en referentie | [ordernumber_full] | |
Bestel- en boekdatum | [create_date] | |
ICP aanduiding | [is_intra_community_order] | |
Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
|
Valuta | [currency] | |
Betaalstatus | [paid] | |
Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaald op basis van het veld [paymethod]:
|
|
Betaalmethode-id | [paymethod_id] | |
Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. | |
Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
|
Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
|
Totaal BTW | [total_tax] | |
Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] | |
Totaal kortingen incl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van Totaal kortingen incl en het Totaal kortingen excl, zie hieronder.
|
|
Totaal kortingen excl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]:
|
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
Naam product | [product_name] |
Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
Aantal | [count] |
Korting | ([price_without_discount] - [selling_price]) * [count] |
Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de eenheidsprijzen incl en de eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
Rekeningen en BTW codes uit Reeleezee | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Naam | Verzendkosten |
BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, anders [shipping_tax_percentage] |
Verzendkosten incl of excl BTW | De verzendkosten zijn incl of excl BTW gegeven. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de verzendkosten incl en excl BTW, zie hieronder |
Verzendkosten excl BTW | Verzendkosten excl BTW zijn:
|
Verzendkosten incl BTW | Verzendkosten incl BTW zijn:
|
Rekeningen en BTW codes uit Reeleezee | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten. |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Naam | Betaalkosten |
BTW percentage | Bij bestellingen Voor ICP en internationale bestellingen en een marge verkoop 0%, anders het hoogste percentage voor het leveringsland.
Bij facturen Het BTW percentage op de verzendkosten wordt gebruikt, omdat er geen BTW percentage op de betaalkosten is. Zo kan het zijn dat voor Nederland 21% wordt gebruikt, voor Duitsland 19% en voor Frankrijk 20%. |
Betaalkosten incl en excl BTW | Som van de bedragen in [paymethod_costs] een [extra_payment_option_price]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de betaalkosten incl en excl BTW |
Rekeningen en BTW codes uit Reeleezee | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten. |
Er zijn twee soorten toeslagen die uit de bestelling worden gehaald. De toeslag met veldnaam [extra_costs] en de toeslag met veldnaam [credit_point_discount]. Er ontstaan dus max 2 toeslagregels. |
|
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Naam | Extra [extra_costs_description] of Toeslag |
BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, in alle andere gevallen wordt het hoogste BTW percentage in de bestelregels gebruikt. |
Bedragen toeslag incl en excl BTW | Bedragen in [extra_costs] en [credit_point_discount]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de toeslagen incl en excl BTW |
Rekeningen en BTW codes uit Reeleezee | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Voornaam | [billingaddress][first_name] |
Achternaam | [billingaddress][last_name] |
Voornaam | [billingaddress][first_name] |
Bedrijfsnaam | [billingaddress][company] |
Telefoonnummer | [billingaddress][telephone] |
KvK nummer | [billingaddress][kvk] |
Adresregel 1 | [billingaddress][street] |
Adresregel 2 | [billingaddress][address_line_2] |
Huisnummer | [billingaddress][housenumber] [billingaddress][housenumber_suffix] |
Postcode | [billingaddress][zipcode] |
Plaats | [billingaddress][city] |
Land | [billingaddress][country_code] |
Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [deliveryaddress] ipv [billingaddress] |
BTW nummer | [vatnumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
Emailadres | [email] |
Uitwerking veldniveau facturen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen. Let op, een credit-factuur is ook een factuur en zal op dezelfde wijze opgehaald worden als debet-facturen. | |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
Factuur-identifier | [id] |
Factuurnummer en referentie | [invoicenumber_full] |
Bestel-identifier | Deze wordt bepaald op basis van de url in het veld [order] |
Factuur- en boekdatum | [create_date] |
ICP aanduiding | [is_intra_community_order] |
Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
Valuta | [currency] |
Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaalt op basis van het veld [paymethod]:
|
Betaalmethode-id | [paymethod_id] |
Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. |
Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
Totaal BTW | [total_tax] |
Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
Naam product | [product_name] |
Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
Aantal | [count] |
Korting | ([price_without_discount_with_attributes] - [price_without_discount_with_attributes]) * [count] |
Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de factuurregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [invoice_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het eenheidsprijzen incl en het eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
De verzendkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [total_shipping], [shipping_tax_percentage] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
De betaalkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [paymethod_costs], [extra_payment_option_price] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
De toeslagen worden toegevoegd als aparte regels aan de factuur | De bedragen worden bepaald op basis van [extra_costs],[credit_point_discount], [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Alleen bij een bedrag ongelijk aan 0 wordt het bedrag toegevoegd. Dit leidt tot max 2 extra regels. |
Rekeningen en BTW codes uit Reeleezee | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet, voor de regel verzendkosten shipping / verzendkosten en betaalkosten payment / betaalkosten. |
6.Day-to-day: Naar Reeleezee
Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee kunnen de bestellingen of facturen doorgezet worden naar Reeleezee facturen of boekingsbonnen. Standaard staat facturen ingesteld. Wil je liever boekingsbonnen in Reeleezee zien neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.
Het bestelnummer uit de bestelling of factuur wordt in het veld Header geplaatst van de factuur als factuurnummer. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Reeleezee debiteur gebruikt als debiteur van de Reeleezee transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Reeleezee. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Reeleezee
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
userName | info@sponiza.nl | De gebruikersnaam die binnen Reeleezee speciaal voor de koppeling is ingesteld |
password | 1239045 | Het wachtwoord voor de speciale Reeleezee gebruikersnaam |
Name | BV Company | Bedrijfsnaam (max lengte 45 posities) |
CreateDateTime | 2023-03-17T12:31:21 | |
SalesInvoice | ||
ReferenceNumber | default geen waarde, op verzoek het bestelnummer. Letters en andere niet-cijfers zijn uit het verwijderd, want Reeleezee accepteert alleen cijfers als referentie | |
ContactPersonReference | ||
CustomerReference | ||
@attributes | ||
Code | WS_1678710279526 | |
RecipientAddress | ||
Street | stationstraat 12 | straat |
Zipcode | 1000AA | postcode |
City | Amsterdam | stad |
CountryCode | NL | Landcode |
DocumentDate | 2023-03-10 | |
BookDate | 2023-03-17 | Besteldatum |
IsVatIncludedInPrice | true | Prijzen incl BTW: true als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false |
Status | open | open als de waarde bestelling ongelijk aan 0 is, anders tentative. |
Header | Bestelling 2190320394 | Bestelling bestelnummer - de letters en andere tekens komen hier nu wel voor. Let op dat voor boekingsbonnen de header niet zichtbaar is. |
PaymentReference | 2190320394 | Bestelnummer zonder letters en andere niet-cijfer tekens. |
DocumentOrigin | receipt | alleen gevuld bij doorzetten naar boekingsbonnen |
Regels | ||
Description | 1x Weekplanner roze | Omschrijving |
Quantity | 1 | aantal |
Unit | ST | Eenheid, dit is niet aan te passen. |
Price | 14.9900 | Eenheidsprijs incl BTW - als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders regelprijs excl BTW. |
VatCode | H | BTW code |
AccountReference | ||
Number | 8000 | Grootboekrekening, zoals ingesteld op het dashboard. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....