ecwid - eboekhouden: Handleiding

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Ecwid en e-Boekhouden.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Ecwid webwinkel dagelijks worden doorgezet naar mutaties of facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Ecwid en in de FAQ voor e-Boekhouden.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er zijn twee manieren om de koppeling te installeren. Vanuit de Ecwid Appstore of via de koppelingen pagina van onze website. Er is een verschil in proefperiode en bedrag tussen beide methoden.

Installeren koppeling vanuit de Ecwid Appstore
Je installeert deze koppeling vanuit de Ecwid Appstore. Je kunt ons vinden via Apps > AppMarket > Accounting in het Ecwid dashboard. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid. Bij de sectie Installatie in deze handleiding staat hoe dit verder in zijn werk gaat.

Als je de koppeling installeert via de Ecwid Appstore is de proef periode 14 dagen en betaal je 18.95 per maand. De koppeling is maandelijks opzegbaar.

Installeren koppeling via de koppelingen pagina van onze website
Je vraag via de koppelingen-pagina een proefperiode aan door Ecwid als winkelsysteem te selecteren en het gewenste boekhoudsysteem. Na het aanvragen van de proefperiode kun je direct op jullie persoonlijke dashboard inloggen en de koppeling verder configureren. Bij de sectie Installatie in deze handleiding staat hoe dit verder in zijn werk gaat.

Als je de koppeling installeert via de koppelingen pagina van onze website is de proef periode 30 dagen en betaal je 170 euro per jaar. Je ontvangt na de proefperiode een betaallink voor als je de koppeling wilt blijven gebruiken.

Uitschakelen koppeling vanuit de Ecwid Appstore
Indien je de koppeling geactiveerd hebt in de Ecwid Appstore en je wilt hem beeindigen dan kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen. Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

Uitschakelen koppeling via onze website
Indien je de koppeling geactiveerd hebt via onze website dan kun je deze beeindigen door een email te sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij zullen de koppeling dan deactiveren.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Ecwid webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Standaard zet de koppeling door naar mutaties. De optie facturen kun je aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Ecwid werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Ecwid bestelling uit:

Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Ecwid bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Ecwid bestelling naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:

De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We gebruiken hier dezelfde logica als e-Boekhouden. Matching van debiteuren tussen Ecwid en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
Producten Bij de optie facturen gebruikt de koppeling de SKU in de factuurregels. Is dit product niet aanwezig in e-Boekhouden dan zal e-Boekhouden de factuur weigeren of op een willekeurig product boeken. Helaas kan de koppeling geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.
De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Ecwid bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

Lees meer Nodig eBoekhouden.nl ....

Lees minder Nodig eBoekhouden.nl ....

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Er zijn twee manieren om de koppeling te installeren: Via de Ecwid Appstore of via de koppelingen pagina van onze website.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

1. Je installeert de koppeling via je Ecwid backend

Je logt in op je Ecwid account en je zoekt op webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Open.

Als je op de knop Open klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met je Ecwid account gelegd. Je ontvangt automatisch een registratie-email van ons met daarin een gebruikersnaam en wachtwoord voor je persoonlijke dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

2. Je installeert de koppeling via de koppelingen pagina van onze website

Via de koppelingen pagina van onze website selecteer je Ecwid en het boekhoudsysteem naar wens. Er verschijnt een nieuw scherm waarin je je gegevens kunt invullen. Deze gegevens zullen gebruikt worden voor het ophalen van bestellingen uit Ecwid en de facturatie. Nadat het formulier ingevuld en verstuurd is ontvang je jullie unieke codes om in te loggen op jullie dashboard.

De volgende stappen moeten nog gedaan worden:
1. Het accepteren van de algemene voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met de Ecwid webwinkel. Deze stap hoeft niet uitgevoerd te worden als jullie de koppeling via de Ecwid appstore hebben gelegd.
3. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee geef je de koppeling toestemming transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
4. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie webwinkel: - alleen voor installatie via de koppelingen pagina van onze website
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

OSS-instellingen
Indien jullie te maken hebben met OSS - nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021 - dan kan die via als volgt ingesteld worden.

Maak je gebruik van de NL BTW tarieven, dan blijft gelden:
- in de kolom BTW Code de BTW code met het betreffende percentage
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
- de kolom BTW-rekening heeft in dit geval geen functie

Reken je in de webwinkel met BTW percentages van het afleverland vul dan het volgende in:
Per EU land, behalve NL
- in de kolom BTW code de BTW code BTW_OSS
- in de kolom BTW rekening een Balansrekening voor de af te dragen BTW in het betreffende land
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten

Alleen bij gebruik van BTW code BTW_OSS, zal de boeking plaatsvinden aan de hand van de ingestelde BTW rekening in de Configuratie. Bij de andere codes wordt de BTW rekening bepaald in e-boekhouden aan de hand van de code.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.

Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.

5.Day-to-day: Vanuit Ecwid

Doorzetschema: Ecwid werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Debiteuren De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Matching van debiteuren tussen Ecwid en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.

Refunds
De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.

Cadeaubonnen
Ecwid bestellingen hebben een optie voor cadeaubonnen. Ecwid brengt het bedrag van de cadeaubon in mindering op het totaal van de bestelling. Daarom zal de koppeling voor het bedrag van de bestelling een negatieve bestelregel aanmaken met 0% BTW. Dit kan problemen geven bij bestellingen naar de EU omdat voor die bestellingen geen 0% BTW instelling beschikbaar is.

Neem contact met ons op mocht dit een probleem voor jullie zijn. Wij gaan dan adviseren of het toch mogelijk is deze situatie op te lossen via een work-around.

Uitwerking veldniveau bestellingen

Uitwerking Ecwid bestelling. +-

Naam veld	Waarden uit Ecwid bestelling
Bestel-identifier	[id]
Bestelnummer	Een vaste prefix en daarna veld [vendorOrderNumber]. Het instellen van de prefix kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl
Boekdatum	[createDate]
Besteldatum	[updateDate]
Status bestelling	[fulfillmentStatus]
Betaalstatus	[paymentStatus]
Betaalreferentie	[id]
Opmerking	[vendorOrderNumber]
Valuta	[currency]
Betaalmethode	veld [gateway] in [transactions]
Besteltotaal incl BTW en kortingen	[total], in dit totaalbedrag is het bedrag van een eventuele cadeaubon verwerkt
Totaal BTW bestelling incl kortingen	[tax]
Besteltotaal excl BTW incl kortingen	Verschil bovenstaande twee regels
Land levering	Het land van levering is het veld [shipping][country] als het gevuld is. Zo niet dan wordt het veld [billing][country] gebruikt.
Aanduiding ICP	De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat: Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling Als het veld [tax] waarde 0 heeft En het totaalbedrag incl BTW of excl BTW is ongelijk aan 0 En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Ecwid webwinkel En het land van levering is een EU land Dan is het een ICP levering en anders is het geen ICP levering
Aanduiding Internationaal	De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat: Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een internationale bestelling Als het veld [total_tax] waarde 0 heeft En het totaalbedrag incl BTW of excl BTW is ongelijk aan 0 En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Ecwid webwinkel En het land van levering is geen EU land Dan is het een internationale levering buiten de EU en anders is het geen internationale levering buiten de EU

Uitwerking Ecwid bestelregels. +-

Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit.
Naam veld	Waarden uit Ecwid bestelregel
Productid	[productId]
Aantal	[quantity]
SKU	[sku]
Omschrijving	[name]
BTW percentage	Het BTW percentage wordt als volgt bepaald: Als de bestelling een ICP of internationale bestelling is dan is het BTW percentage 0% Als het veld [taxable] de waarde 1 heeft dan worden de [taxlines] doorlopen. De waarde in veld [value] wordt geretourneerd van de eerste taxline met [name] gelijk aan btw verlaagd, btw of vat of als het veld taxOnDiscountedSubtotal bestaat. Als het veld [taxable] niet bestaat in de regel of niet de waarde 1 heeft, er geen BTW op de bestelling ziet, het een b2b bestelling is - te herkennen aan het veld [b2b_b2c] in de bestelling zelf en het veld [reversedTaxApplied] in de bestelling zelf heeft de waarde 1 dan wordt de waarde 0 geretourneerd. In alle andere gevallen wordt het BTW percentage berekend door het bedrag in veld [tax] te delen op de som van het veld [shipping] plus veld [quantity] keer de eenheidsprijs, te vinden in het veld [itemWithoutTax].
Korting in bestelregel	Som van de bedragen in [discounts] van de bestelregel. Di bedrag wordt gebruikt in de bedragen voor de bestelregel. Zie hieronder.
Bedragen incl en excl BTW	Bedrag in veld [price] keer het aantal, omdat [price] de eenheidsprijs is. Op het resultaat van deze regelprijs wordt een bedrag van de couponcode (het veld [couponAmount]) in mindering gebracht als het veld [coupoonApplied] bestaat en de waarde 1 heeft. Ook wordt het bedrag van de regelkorting (zie hierboven) in mindering gebracht. Tot slot wordt er rekening gehouden met of de bedragen incl of excl in de Ecwid webwinkel staan.
BTW code en rekeningen e-Boekhouden	Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. Indien wordt doorgezet op basis van categorieen wordt de omzetrekening bepaald aan de hand van de omzetrekening die staat ingesteld voor de desbetreffende categorie in het dashboard

Uitwerking Ecwid verzendkosten. +-

Naam veld	Waarden uit Ecwid bestelregel
Voor het bepalen van de verzendkosten gebruiken we veld [shippingOption][shippingMethodName] uit de bestelling
Omschrijving	[shippingMethodName]
Verzendkosten excl BTW	[shippingRateWithoutTax]
Verzendkosten incl BTW	[shippingRate]
BTW bedrag verzendkosten	Verschil bovenstaande twee velden
BTW percentage	BTW bedrag verzendkosten gedeeld door het bedrag Verzendkosten excl BTW
BTW code en rekeningen e-Boekhouden	Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.

Uitwerking Ecwid kortingen+-

De toeslagen staan zowel in de bestelling zelf, hieronder aangeduid met ecwidorder, als in de regels, aangeduid met orderline. De koppeling gaat er van uit dat een membershipbaseddiscount in de bestelregels wordt verwerkt. Zo niet dan zal de koppeling de bestelling niet doorzetten. Cadeaubonnen worden verwerkt als negatieve bestelregels en worden in dat deel van de uitwerking in deze handleiding uitgelegd.
Naam veld	Waarden uit Ecwid bestelregel
Algemene bestelkorting	[discount] - [membershipBasedDiscount] - [volumeDiscount]. De algemene bestelkorting wordt teruggerekend naar de BTW tarieven in de bestelregels. Hierdoor wordt de BTW op de korting correct berekend.
Omschrijving	Korting met het BTW percentage van de korting
Bedrag incl BTW	Bedrag incl BTW voor dat BTW percentage
Bedrag excl BTW	Quotient Bedrag incl BTW en (1 + BTW percentage)
BTW percentage	Geldende BTW percentage
BTW code en rekeningen e-Boekhouden	Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.

Uitwerking Ecwid klantgegevens +-

Naam veld	Waarden uit Ecwid klant
Het factuuradres staat in veld[billingPerson] en het verzendadres in veld [shippingPerson]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart. Het komt soms voor dat de velden voor [shippingPerson] wel zijn ingevuld en die van [billingPerson] niet. In dat geval worden de velden in [shippingPerson] gebruikt voor de veldenin [billingPerson].
Adres	Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Ecwid bestelling Voornaam - [name] Bedrijfsnaam - [companyName] Adresregel1 - [street] Postcode - [postalCode] Telnr - [phone] Plaats - [city] Iso-landcode - [countryCode] Land - [countryName]
BTW nummer	Veld [customerTaxid] in de bestelling

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in e-Boekhouden - facturen of mutaties - op veldniveau uitgewerkt.

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Ecwid worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen per regel in de Ecwid bestelling twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl. Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan e-Boekhouden.

Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.

Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een mutatie of factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.

De koppeling maakt een RelatieCode voor de nieuwe e-Boekhouden debiteur aan. De werkwijze is dezelfde als wanneer je zelf de mutatie of factuur in e-Boekhouden zou aanmaken. De methode die de koppeling uitvoert is:
1. Bepaal de bedrijfsnaam en de naam van de debiteur. Voor de naam van de debiteur wordt de voornaam aan de achternaam geplakt.
2. Bepaal of de bedrijfsnaam of persoonlijke naam van de debiteur als basisnaam gebruikt wordt. Als de bedrijfsnaam aanwezig is wordt dit de basisnaam. Anders de voor- plus achternaam.
3. Neem max de eerste 10 karakters van de basisnaam
4. Bepaal of de basisnaam vaker in e-Boekhouden voorkomt. Zo ja, dan heeft deze een of meerdere volgnummers. Bepaal het eerste vrije volgnummer en plak dit aan de basisnaam.

Voorbeeld: Als de bedrijfsnaam leeg is en de naam is Klaartje Pietersen dan wordt de basisnaam KlaartjePietersen. We pakken hier de eerste 10 karakters van. Dat wordt dus KlaartjePi. Komt deze al 5 keer voor en is de hoogste KlaartjePi4 dan wordt de debiteurcode KlaartjePi5.

De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.

Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor koppelingen die voor 28 oktober 2023 zijn gestart en die doorzetten naar e-Boekhouden mutaties geven we de debiteur gegevens mee in de mutatie en bepaalt e-Boekhouden zelf de debiteur code.

Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden

Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden factuur. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
Factuurnummer	3908	Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het Ecwid gebruikt worden.
Relatiecode	2023031416200123	De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
Datum	2023-01-11	Datum bestelling
Betalingstermijn	14
BoekhoudmutatieOmschrijving	ORD145 - mollie	Bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
AutomatischeIncasso	false	Kan niet aangepast worden
Factuursjabloon	Factuursjabloon	De naam van het factuurprofiel, default Factuursjabloon. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
Producten		De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
InBoekhoudingPlaatsen	true	Kan niet aangepast worden
Regels
Aantal	1
Code	6940478067395	Code product in e-Boekhouden
Omschrijving	2 weken verlenging	De omschrijving in de regel
PrijsPerEenheid	8.22	Eenheidprijs excl BTW
BTWCode	HOOG_VERK_21	Zoals ingesteld via het dashboard
TegenrekeningCode	8000	Zoals ingesteld via het dashboard
KostenplaatsID	0	Deze wordt nooit meegegeven

Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden mutatie. +-

Naam	Voorbeeld	Opmerking
SOORT	2	Factuurbetaling ontvangen, dit is niet aan te passen.
REKENING	1300	Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen. Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden.
OMSCHRIJVING	ORD235	Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling.
FACTUUR	ORD235	verkoopnummer in betaling
BETALINGSKENMERK	ORD235
DATUM	01-01-2023
INEX	EX
RelationCode		Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
Regels
BEDRAGEXCL	99.09	Bedrag excl BTW
BEDRAGINCL	119.90	Bedrag incl BTW
BTWBEDRAG	20.81	BTW bedrag
BTWPERC	HOOG_VERK_21	Zoals ingesteld op het dashboard
TEGENREKENING	8000	Zoals ingesteld op het dashboard

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Ecwid webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/52/ecwid.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.

Handleiding: Ecwid - Eboekhouden