1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen JouwWeb en Billit.
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor JouwWeb en in de FAQ voor Billit.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
2.Hoe de koppeling werkt
De koppeling haalt ieder uur de bestellingen op uit de webwinkel en zet deze klaar om doorgezet te worden naar Billit.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de JouwWeb bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de JouwWeb bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bestelling. Die optie kun je bij ons aanvragen.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De JouwWeb bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....
Authenticatie webwinkel
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de JouwWeb webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Binnen een Jouwweb account kunnen meerdere webwinkels aanwezig zijn. Je kunt hier instellen voor welke webwinkel je de koppeling wilt maken.
Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Billit. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.
Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de webwinkel op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de webwinkel op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
4.Day-to-day: Vanuit JouwWeb
Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door, geen retouren / refunds.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Jouwweb.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de order komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten, de betaalkosten en de debiteurgegevens. | |
Naam veld | Waarden uit Jouwweb bestelling |
Bestel-identifier | [id] |
Bestelnummer | [orderNumber] |
Datum | [createdAt] |
Besteldatum | [date_created] |
Status bestelling | [status] |
Betaalmethode | [paymentMethod] |
Totaal BTW bestelling incl korting | [totalTaxAmount] |
Besteltotaal incl BTW en korting | [totalPrice] | Besteltotaal excl BTW met korting | [totalPrice] - [totalTaxAmount] |
Totaal BTW bestelling zonder korting | [totalTaxAmount] - [discountTaxAmount] |
Besteltotaal incl BTW | [price][total] |
Land levering | [shippingAddress][country] indien gevuld, anders [paymentAddress][country] |
Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Jouwweb hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom]. | ||
Naam veld | Waarden uit Jouwweb bestelregel | |
Aantal | [quantity] | |
Omschrijving | [title], let op, JouwWeb werkt met een raar streepje. Dit streepje wordt vervangen door een normaal streepje. | |
BTW percentage | [taxPercentage], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. Als het veld taxPercentage niet in de regel bestaat dan wordt het BTW percentage [totalTaxAmount] / ([totalPrice] - [totalTaxAmount]. Ook dit percentage wordt met 100 vermenigvuldigd. | |
BTW bedrag in regel | [totalTaxAmount] | |
Regelbedrag incl BTW | [totalPrice] | |
Regelbedrag excl BTW | [totalPrice] - [totalTaxAmount] | |
Eenheidsbedragen | De regelbedragen delen door het aantal | |
BTW code en rekeningen Billit | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Een JouwWeb bestelling kan meerdere verzendkosten-regels hebben met verschillende BTW percentages. Het kan dus gebeuren dat van de verzendkosten twee verzendregels gemaakt worden. De eerste regel zal de verzendkosten-regel zijn, de tweede regel zal toegevoegd worden aan de bestelregels. | ||
Naam veld | Waarden uit Jouwweb verzendkosten-regel | |
Aantal | 1 | |
Omschrijving | Verzending BTW percentage < |
|
SKU | Verzending_< |
|
Regelbedrag incl BTW | [shippingCost], waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje. | |
BTW bedrag | [shippingTaxAmount]. , waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje. | |
BTW percentage | Afhankelijk van de BTW op de bestelregels | |
Regelbedrag excl BTW | price incl BTW - BTW bedrag | |
BTW code en rekeningen Billit | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
De kortingsregels in de JouwWeb bestellingen worden relatief naar de bestelregels teruggerekend. Dit doet de koppeling om BTW percentages correct te verwerken. De velden discountAmount en discountTaxAmount uit de JouwWeb bestelling worden gebruikt. | ||
Naam veld | Waarden uit Jouwweb kortings-regel | |
Aantal | 1 | |
Omschrijving | Korting (met btwpercentage xxx %) | |
Kortingsbedrag incl BTW | relatieve bedrag incl BTW | |
Kortingsbedrag excl BTW | relatieve bedrag excl BTW | |
BTW percentage korting | BTW percentage | |
BTW code en rekeningen Billit | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Naam veld | Waarden uit Jouwweb klant |
Klant |
Algemeen
|
Het factuuradres staat in veld [paymentAddress] en het verzendadres in veld [shippingAddress]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart. | |
Adres |
Adres-velden
|
5.Day-to-day: Naar Billit
Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.
Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de bestelling al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen Jouwweb en Billit kun je in deze FAQ nalezen.
Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de bestelling aan.
Uitwerking veldniveau Billit
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
OrderDate | 2022-12-02T20:23:29+01:00 | besteldatum |
ExpiryDate | 2022-12-16T20:23:29 | besteldatum + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar. |
OrderType | Invoice | Soort, bij negatieve bestelling Creditinvoice. |
OrderTitle | 1050 | Bestelnummer op verzoek bestel- of factuurnummer |
OrderDirection | Income | |
TotalExcl | 97.98 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
TotalIncl | 103.85 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
TotalVat | 5.87 | BTW |
PaymentReference | 1050 | Bestelnummer |
Created | 2023-01-20 | huidige datum |
Factuur-regels | ||
Quantity | 2 | Aantal |
Description | Maandelijkse instellingen check | Omschrijving |
VATPercentage | 6.00 | BTW percentage |
UnitPriceExcl | 20.7075 | Eenheidsprijzen excl BTW |
UnitPriceIncl | 21.9500 | Eenheidsprijzen incl BTW |
TotalExcl | 41.4151 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
TotalIncl | 43.9000 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
TotalVAT | 2.4849 | BTW |
Currency | EUR | Wordt niet doorgezet |
InclLeading | true | Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen. |
Product-id | Product identifier vanuit Billit | Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet. |
Klant | ||
Voornaam | Sophie | |
Achternaam | Fischer | |
Adres | Stationstraat | |
Huisnummer | 12 | |
Postcode | 1000AA | |
Stad | Amsterdam | |
LandCode | NL | |
info@sponiza.nl | ||
Telefoonnummer | 31623138822 | |
Naam | Sophie Fischer | Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam. |
Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit | ||
Adres-type | DeliveryAddress | |
Naam | Marietje Geuze | |
Adres | Heesterstraat | |
Huisnummer | 1 | |
Postcode | 3512KL | |
Stad | Utrecht | |
LandCode | NL | |
Paid | 1 |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Reference | [Reference] | De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben. |
Omschrijving | [Description] | |
Prijs excl BTW | [unitpriceExcl] | |
BTW product | [BTW] | |
Bedrag incl BTW | [unitpriceIncl] | |
Aangemaakt | Huidige datum | |
Laatst gewijzigd | Huidige datum |
6.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....