1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mijnwebwinkel en Eenvoudigfactureren.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Eenvoudigfactureren, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Mijnwebwinkel en in de FAQ voor Eenvoudigfactureren.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel van je Mijnwebwinkel winkel in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht eerdere bestellingen bekeken die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Is de status van een bestelling gewijzigd zodat deze wel doorgezet mag worden naar Eenvoudigfactureren dan zal de koppeling dit ook doen.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Mijnwebwinkel bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Mijnwebwinkel bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Eenvoudigfactureren bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Bij een succesvolle controle wordt de Eenvoudigfactureren factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Eenvoudigfactureren. De debiteurgegevens worden in de Eenvoudigfactureren factuur gezet. Eenvoudigfactureren controleert zelf of de debiteur al aanwezig is.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Eenvoudigfactureren is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Mijnwebwinkel bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Eenvoudigfactureren een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Eenvoudigfactureren verderop in de handleiding.
3.Nodig: Mijnwebwinkel sleutel
De sleutel zelf kun je terug vinden onder het API overzicht. Als je op Toon token klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling.
Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen.4.Nodig: EenvoudigFactureren
- Log in bij EenvoudigFactureren
- Ga naar Profiel (rechtsboven) > Toegangsbeheer
- Klik op toevoegen API-sleutel
- Qua beheer kun je of Alles selecteren of een beperkte set. Bij een beperkte set heeft de koppeling toegang nodig tot Facturen, Klanten, Artikelen en Layouts.
- Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
5.Installatie
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Mijnwebwinkel webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Eenvoudigfactureren. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Eenvoudigfactureren administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
De authenticatie met je Mijnwebwinkel webwinkel gebeurt via de API-sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast Mijnwebwinkel en vul de API-sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan of de API-sleutel voor de juiste leverancier - dus Webwinkelfacturen - is aangemaakt in de eerdere sectie.
Authenticatie Eenvoudigfactureren
De authenticatie met Eenvoudigfactureren loopt via het token dat je in de vorige sectie hebt aangemaakt. Je klikt op de rode Connect knop naast de Connectie Eenvoudigfactureren. Er verschijnt automatisch een popupwaar je het token kunt invullen.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de ReConnect knop te klikken.
Bij het doorzetten naar de Eenvoudigfactureren boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
6.Day-to-day: Vanuit Mijnwebwinkel
In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.
Status doorzetten:
Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar Eenvoudigfactureren.
Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem. Je kunt dit eenvoudig instellen in bij tab Configuratie van het dashboard.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | |
Naam veld | Waarden uit Mijnwebwinkel bestelling |
Bestel-identifier | [number] |
Bestelnummer | [number] |
Factuurnummer | [number] |
Datum | [date] |
Besteldatum | [date_created] |
Status bestelling | [status] |
Betaalstatus | Bij status 2, 3 en 5 wordt de betaalstatus paid |
Betaalmethode | [payment][gateway_name] of [payment][0][gateway_name] |
Besteltotaal incl BTW en kortingen | [total_price] |
Totaal BTW bestelling | [price][tax][amount] of - als [price][tax] uit meerdere regels bestaat, de som van de [amount] velden van de [price][tax] regels |
Besteltotaal incl BTW | [price][total] |
Besteltotaal excl BTW | Besteltotaal incl BTW minus Totaal BTW bestelling |
Land levering | Het land van levering is het veld [shipping][country] als het gevuld is. Zo niet dan wordt het veld [billing][country] gebruikt. |
Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Mijnwebwinkel hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type custom. | ||
Naam veld | Waarden uit Mijnwebwinkel bestelregel | |
Productid | [articles][0][id] | |
Aantal | [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan wordt de regel overgeslagen. | |
SKU | [articles][0][sku] als deze gevuld is. Zo niet, dan wordt het product uit Mijnwebwinkel opgehaald en op basis daarvan de SKU bepaald. | |
Omschrijving | [description] | |
BTW percentage | [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. | |
Regelbedrag excl BTW | Bedrag in veld [price][amount] | |
Regelbedrag incl BTW | Bedrag in veld [price][amount_including_tax] | |
Eenheidsbedragen | De regelbedragen delen door het aantal | |
BTW code en rekeningen Eenvoudigfactureren | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Mijnwebwinkel hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de regels met verzendkosten gaat het om type shipping. Een bestelling kan meerdere verzendkosten-regels hebben. Vaak met verschillende BTW percentages. | ||
Naam veld | Waarden uit Mijnwebwinkel verzendkosten-regel | |
Aantal | 1 | |
Omschrijving | [description] | |
BTW percentage | [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. | |
Regelbedrag excl BTW | Bedrag in veld [price][amount] | |
Regelbedrag incl BTW | Bedrag in veld [price][amount] vermenigvuldigd met het BTW percentage | |
Eenheidsbedragen | De regelbedragen delen door het aantal | |
BTW code en rekeningen Eenvoudigfactureren | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Mijnwebwinkel hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de regels met betaalkosten gaat het om type payment. Een bestelling kan meerdere betaalkosten-regels hebben. Vaak met verschillende BTW percentages. | ||
Naam veld | Waarden uit Mijnwebwinkel betaalkosten-regel | |
Aantal | 1 | |
Omschrijving | [description] | |
BTW percentage | [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. | |
Regelbedrag excl BTW | Bedrag in veld [price][amount] | |
Regelbedrag incl BTW | Bedrag in veld [price][amount] vermenigvuldigd met het BTW percentage | |
Eenheidsbedragen | De regelbedragen delen door het aantal | |
BTW code en rekeningen Eenvoudigfactureren | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Mijnwebwinkel hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de regels met betaalkosten gaat het om type discount. Een bestelling kan meerdere kortings-regels hebben. Vaak met verschillende BTW percentages. | ||
Naam veld | Waarden uit Mijnwebwinkel kortingsregel | |
Aantal | 1 | |
Omschrijving | [description] | |
BTW percentage | [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. | |
Regelbedrag excl BTW | Bedrag in veld [price][amount] | |
Regelbedrag incl BTW | Bedrag in veld [price][amount] vermenigvuldigd met het BTW percentage | |
Eenheidsbedragen | De regelbedragen delen door het aantal | |
BTW code en rekeningen Eenvoudigfactureren | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Naam veld | Waarden uit Mijnwebwinkel klant |
Klant |
Naam-velden
|
Het factuuradres staat in veld[address][invoice] en het verzendadres in veld [address][delivery]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart. | |
Adres |
Adres-velden
|
7.Day-to-day: Naar EenvoudigFactureren
Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt default een factuur aangemaakt met de bedragen incl BTW en het bestelnummer in het veld reference. Het factuurnummer is default leeg, zodat binnen Eenvoudigfactureren het factuurnummer bepaald wordt. Wij adviseren deze werkwijze.
Het is echter mogelijk om de bedragen excl BTW door te zetten. Ook zijn er in sommige situaties mogelijkheden om een bestel- of factuurnummer aan de referentie toe te voegen en het factuurnummer van de Eenvoudigfactureren wel te vullen.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Eenvoudigfactureren debiteur gebruikt als debiteur van de Eenvoudigfactureren transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Eenvoudigfactureren. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Het is vooralsnog niet mogelijk om te boeken op producten.
Uitwerking veldniveau Eenvoudigfactureren
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-identifier | 1234567 | Identifier klant binnen Eenvoudigfactureren |
Factuurnummer | Default leeg | Op verzoek te vullen met bestelnummer |
Betaalperiode | 14 | Niet aan te passen |
Referentie | bestelnummer | Aanpasbaar |
Datum | 2024-05-23 | Datum verkoop - let op, dit is de besteldatum in Mijnwebwinkel |
Bedragen incl BTW | yes | Op verzoek kunnen bedragen excl BTW worden doorgezet |
Factuur-regels | ||
Productnaam | Fiets | Zoals op de regel in de verkoop |
BTW percentage | 21 | Afhankelijk van het BTW percentage in de verkoopregel |
Aantal | 2 | |
Eenheidsprijs | 19.99 |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Naam | Bakkerij De Witte | Als de bedrijfsnaam niet gevuld is dan komt hier de voornaam plus achternaam te staan |
Ter attentie van | Karin de Wit | Als de bedrijfsnaam niet gevuld is dan is dit veld leeg |
Adresregel 1 | Stationstraat 12 | |
Postcode | 1000 AA | |
Plaats | Amsterdam | |
info@sponiza.nl | ||
Telnr | 0632281625 | |
Contacten | ||
Contactnaam | Karin de Wit | |
info@sponiza.nl | ||
Telnr | Karin de Wit | 0632281625 |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....