1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Acendy en Billit.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Acendy webwinkel dagelijks worden doorgezet naar facturen in Billit. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Acendy en in de FAQ voor Billit.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Dat kan via het dashboard, tabblad Profiel>>Koppeling opzeggen.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel van je Acendy winkel in te trekken.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Dat kan via het dashboard, tabblad Profiel>>Koppeling opzeggen.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel van je Acendy winkel in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Acendy webwinkel wordt doorgezet naar een Billit factuur. Het is mogelijk om te zorgen dat de Billit facturen refereren naar een product in Billit. We noemen dat boeken op producten. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht eerdere bestellingen bekeken die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Is de status van een bestelling gewijzigd zodat deze wel doorgezet mag worden naar Billit dan zal de koppeling dit ook doen.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht eerdere bestellingen bekeken die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Is de status van een bestelling gewijzigd zodat deze wel doorgezet mag worden naar Billit dan zal de koppeling dit ook doen.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Acendy bestelling uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Acendy bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Acendy bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Doorzetten bestellingen
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bestelling. Die optie kun je bij ons aanvragen.
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bestelling. Die optie kun je bij ons aanvragen.
3.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Acendy webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig. 
Authenticatie Acendy webwinkel:
De authenticatie met je Acendy webwinkel loopt via OAuth. Klik op de rode Connect knop naast Acendy. Je ziet nu een inlogscherm verschijnen. Log hier in en geef toestemming voor de connectie.
De authenticatie met je Acendy webwinkel loopt via OAuth. Klik op de rode Connect knop naast Acendy. Je ziet nu een inlogscherm verschijnen. Log hier in en geef toestemming voor de connectie.
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.
LET OP: de factuurlayout wordt alleen toegepast op facturen, niet op creditnota's. Daar wordt het standaard factuursjabloon voor gebruikt.
Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de webwinkel op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de webwinkel op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
4.Day-to-day: Van Acendy
In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.
Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de eerdere bestellingen bekeken die nog niet zijn doorgestuurd naar Billit. De koppeling gaat daarbij maximaal 60 dagen terug in de tijd om bestellingen bij te werken. De reden is dat de koppeling maximaal 60 requests per uur mag doen.
Als een besteling eenmaal is doorgezet kan deze niet nogmaals worden doorgezet. Een bestelling die in de webwinkel wordt gewijzigd nadat deze is doorgezet wordt niet aangepast in Billit.
Als een besteling eenmaal is doorgezet kan deze niet nogmaals worden doorgezet. Een bestelling die in de webwinkel wordt gewijzigd nadat deze is doorgezet wordt niet aangepast in Billit.
Status doorzetten:
Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar Billit.
Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem. Je kunt dit eenvoudig instellen in bij tab Configuratie van het dashboard.
BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en controleert ook de correctheid van het BTW nummer. In Acendy-bestellingen staat het BTW nummer in het factuuradres van de debiteur van de bestelling.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Acendy bestelling. +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | |
| Naam veld | Waarden uit Acendy bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Bestelnummer | [id] |
| Factuurnummer | |
| Besteldatum | [created_at] |
| Status bestelling | [relationships][order_status][data][id] |
| Besteltotaal excl BTW incl kortingen | Via order_total veld [value_without_tax] |
| Besteltotaal incl BTW en kortingen | Via order_total veld [value] |
| Totaal BTW bestelling | Berekend (totaalincl - totaalexcl) |
| Land levering | Zoals aangegeven in [attributes][shipping_address_*] velden. |
| Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
| Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
Uitwerking Acendy bestelregels en verzendkosten. +-
| Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling de entiteit [order-products]. In Acendy hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type order_products. Voor verzendkosten is het type ot_shipping | ||
| Naam veld | Waarden uit Acendy bestelregel | |
| Productid | [id] | |
| Aantal | [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan wordt de regel overgeslagen. | |
| SKU | [sku] als deze gevuld is. Zo niet, dan wordt het product uit Acendy opgehaald en op basis daarvan de SKU bepaald. | |
| Omschrijving | [name] | |
| BTW percentage | [tax_rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. | |
| Regelbedrag excl BTW | Bedrag in veld [price] | |
| Eenheidsbedrag incl BTW | Bedrag in veld [price] * (1 + btw_percentage) | |
| Regelbedrag excl BTW | Eenheidsbedrag excl BTW * aantal | |
| Regelbedrag incl BTW | Eenheidsbedrag incl BTW * aantal | |
| BTW code en rekeningen Billit | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Acendy klantgegevens +-
| Naam veld | Waarden uit Acendy klant |
| Klant - deze velden komen uit order['data']['attributes'] |
Naam
|
| Het verzendadres staat in de velden met prefix shipping_address_ en schrijven we niet volledig uit. | |
5.Day-to-day: Naar Billit
Hieronder staat het aanmaken van nieuwe Billit facturen op veldniveau uitgewerkt. Het is mogelijk om te boeken op producten in de Billit factuur. We leveren dan de Billit product-id mee in de factuur. Je kunt dit aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl ovv van jullie licentiesleutel.
Uitwerking veldniveau Billit
Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.
Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.
Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de bestelling al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen Acendy en Billit kun je in deze FAQ nalezen.
Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de bestelling aan.
Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Billit, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
De koppeling maakt de factuur aan in Billit, maar zal de factuur niet automatisch versturen naar de debiteur. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
Uitwerking veldniveau Billit
Uitwerking op veld-niveau Billit factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| OrderDate | 2022-12-02T20:23:29+01:00 | besteldatum |
| ExpiryDate | 2022-12-16T20:23:29 | Default besteldatum + 14 dagen - aanpasbaar via het dashboard. |
| OrderType | Invoice | Soort, bij negatieve bestelling Creditinvoice. |
| OrderTitle | 1050 | Bestelnummer op verzoek bestel- of factuurnummer |
| OrderDirection | Income | |
| TotalExcl | 97.98 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
| TotalIncl | 103.85 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalVat | 5.87 | BTW |
| PaymentReference | 1050 | Bestelnummer |
| Created | 2023-01-20 | huidige datum |
| Factuur-regels | ||
| Quantity | 2 | Aantal |
| Description | Maandelijkse instellingen check | Omschrijving |
| VATPercentage | 6.00 | BTW percentage |
| UnitPriceExcl | 20.7075 | Eenheidsprijzen excl BTW |
| UnitPriceIncl | 21.9500 | Eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalExcl | 41.4151 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
| TotalIncl | 43.9000 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
| TotalVAT | 2.4849 | BTW |
| Currency | EUR | De valuta van de bestelling. Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken |
| InclLeading | true | Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen. |
| Product-id | Product identifier vanuit Billit | Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet. |
| Klant | ||
| Voornaam | Sophie | |
| Achternaam | Fischer | |
| Adres | Stationstraat | |
| Huisnummer | 12 | |
| Postcode | 1000AA | |
| Stad | Amsterdam | |
| LandCode | NL | |
| info@sponiza.nl | ||
| Telefoonnummer | 31623138822 | |
| Naam | Sophie Fischer | Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam. |
| Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit | ||
| Adres-type | DeliveryAddress | |
| Naam | Marietje Geuze | |
| Adres | Heesterstraat | |
| Huisnummer | 1 | |
| Postcode | 3512KL | |
| Stad | Utrecht | |
| LandCode | NL | |
| Paid | 1 | |
Uitwerking op veld-niveau Billit product. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Reference | [Reference] | De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben. |
| Omschrijving | [Description] | |
| Prijs excl BTW | [unitpriceExcl] | |
| BTW product | [BTW] | |
| Bedrag incl BTW | [unitpriceIncl] | |
| Aangemaakt | Huidige datum | |
| Laatst gewijzigd | Huidige datum |
6.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Acendy webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Billit.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de bestelling (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de bestellingen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als bestellingen missen in Billit
Als bestellingen ontbreken in Billit adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de bestelling daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
bestelling van een eerdere maand is. Als je de bestelling in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de bestelling opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de bestelling daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Billit bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de bestelling kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de bestelling daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://www.webwinkelfacturen.nl/veelgesteldevragen#webwinkel-systemen/myonlinestore en https://www.webwinkelfacturen.nl/veelgesteldevragen#boekhoud-systemen/billit.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.