1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Orderchamp en SnelStart.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Orderchamp applicatie doorgezet kunnen worden naar kasboekingen in SnelStart. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Orderchamp en in de FAQ voor SnelStart.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Orderchamp.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Orderchamp applicatie kan naar SnelStart worden doorgezet als een SnelStart bestelling / verkoopboeking.
De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Mocht deze optie niet beschikbaar zijn bij contractinstellingen stuur ons dan een mail, dan stellen wij het in. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten als verkoopboekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.
Nieuwe facturen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Orderchamp factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Orderchamp factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Orderchamp factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar SnelStart verderop in de handleiding.
3.Nodig: Orderchamp
Before activating the integration, make sure you have the following in place:
- An active Orderchamp supplier account
- At least one processed invoice in Orderchamp (the integration transfers invoices, not draft orders)
- Access to Orderchamp Backoffice Settings → Integrations
- Username and password of your accounting system
The installation has two parallel parts: activating the integration in Orderchamp and configuring the connection in Webwinkelfacturen. Both must be completed for data to flow correctly.
Activate the Integration in Orderchamp
- Log in to your Orderchamp Backoffice
- Navigate to Settings → Integrations (direct link: orderchamp.com/backoffice/settings/integrations)
- Find Webwinkelfacturen in the list of available integrations and click it to open the configuration panel
- Choose which accounting software you would like to connect to Orderchamp
- A registrationform from Webwinkelfacturen will popup - you can fill it in and submit
- After submission you will receive a registration email and a manual
You can configure the connectie via your own dashboard. After accepting the terms you can connect you accountingsystem and configure VAT codes and ledgercodes as explained in the section Installation.
4.Nodig: SnelStart API sleutel
Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.
Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor Wisteria.
Klik nu op Genereer de sleutel. Kopieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
1. Het leggen van de connectie met het Orderchamp account. Orderchamp regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Orderchamp gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.
Het is mogelijk om een dagboek in te stellen. Als je doorzet naar SnelStart financiele boekingen is het instellen optioneel, en vul je Debiteuren in.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de applicatie en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Orderchamp applicatie opgehaald en in het overzicht getoond. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit Orderchamp
Understanding what data moves, when it moves, and how it is mapped will help you verify that the integration is working correctly and troubleshoot any discrepancies.
Data Flow Overview
The integration operates as a push-and-retrieve pipeline in three stages:
|
1. Orderchamp Invoice created |
→ |
2. Wisteria / WWF Retrieves, validates & routes |
→ |
3. Accounting System Transaction created (Concept) |
Processing Schedule
-
New invoices are retrieved from Orderchamp at least once every hour.
-
All transactions are initially created with “Concept” (draft) status in your accounting system, allowing you to review before finalizing.
What Data Is Pushed from Orderchamp
The following data is extracted from each Orderchamp invoice and pushed to Wisteria/Webwinkelfacturen for processing:
|
Data Field |
Description / Notes |
|
Invoice ID / order number |
Orderchamp’s unique reference, carried over to the accounting transaction |
|
Invoice date |
The date the invoice was issued in Orderchamp |
|
Customer (retailer) details |
Company name, first and last name, VAT number, chamber of commerce number, shipping and billing addresses |
|
Line items |
Product name, item identifier, quantity, and unit price per line, totals (incl. tax, excl. tax, and tax percentage) |
|
VAT / tax per line |
Tax rate applied per item |
|
Invoice total |
Including and excluding VAT |
|
Payment status |
Marked as “paid” after invoice reaches “Sent” status. |
|
Currency |
EUR by default |
Important: we treat the invoice's "receiver" as the billing customer and the "sender" as the delivery address.
Pre-Submission Validation
Before any transaction is created in your accounting system, Wisteria performs the following checks:
-
Invoice totals match the sum of all line items.
-
All VAT/tax codes exist in the target accounting system.
-
No duplicate invoice is submitted (each Orderchamp invoice is processed only once).
Important: The integration is financial only. It does not update customer records in Orderchamp based on changes in your accounting system, manage inventory/stock, or handle packing slips or logistics data.
Monitoring Your Integration
Once active, you can monitor the integration through the Webwinkelfacturen personal dashboard, which provides these tabs:
|
Dashboard Tab |
What It Shows |
|
Reporting |
All successfully processed invoices with their accounting references |
|
Errors |
Invoices that failed validation or processing, with resolution options |
|
Open |
Invoices that have been retrieved but not yet sent to the accounting system |
|
Config |
Your integration settings, including journal codes, VAT mapping, and GL accounts |
7.Day-to-day: Naar Snelstart
De synchronisatie van gegevens tussen Orderchamp en SnelStart is als volgt.
De facturen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiele boekingen.
Standaard staat de koppeling ingericht op het aanmaken van financiele boekingen. Deze keuze is te wijzigen in de contractinstellingen in het dashboard, tabblad Configuratie of via email bij ons aan te vragen. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten naar financiele boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.
Indien de facturen worden doorgezet naar SnelStart bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de factuur al in SnelStart bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in SnelStart dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd.
De regels voor het matchen van producten tussen Orderchamp en SnelStart kun je in deze FAQ nalezen.
De standaard instelling in SnelStart voor artikelnummers is lengte 10 en alleen cijfers. Dit dient opgehoogd te worden naar lengte 25 en cijfers en letters. De reden is dat in ieder geval de dummie-producten deze ruimte nodig hebben. Zie ook de FAQ.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in SnelStart. Producten in SnelStart worden nooit gewijzigd.
De koppeling maakt een bestelling of financiele boeking aan in SnelStart, geen factuur. Daarom kan de koppeling er nit voor zorgen dat een factuur automatisch verstuurd wordt vanuit SnelStart. Het is wel mogelijk om een factuur-layout in te stellen. Dat kan via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, tab Configuratie.
Uitwerking veldniveau SnelStart
| Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Factuurdatum | [orderdate] | |
| Factuurnummer | [ordernumber] |
Let op: Creditfacturen krijgen automatisch een prefix C_ als het bestelnummer als factuurnummer wordt gebruikt. |
| Betalingstermijn | Default 14 dagen | Dit kan in het dashboard aangepast worden. |
| Omschrijving | Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig |
|
| Factuurbedrag | Het totaalbedrag van de factuur incl BTW. | |
| Klant | ||
| Id | [debiteurID] | SnelStart debiteur-id. |
| uri | /relaties/[debiteurID] | |
| Boekingsregel | ||
| Omschrijving | [name] | |
| Grootboekrekening | Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. | |
| Bedrag | Bedrag excl BTW. | |
| Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | |
| BTWregels | ||
| BTW bedrag | [price] | |
| BTWsoort |
|
|
| Benodigd pakket: InBalans of InZicht | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relatie | ||
| id | 7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j | SnelStart debiteur-ID. |
| uri | /relaties/7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j | |
| procesStatus | Order | |
| datum | 2023-03-01 | |
| verkooporderBtwIngaveModel | Exclusief | Standaard Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief. |
| omschrijving | 890492 / iDEAL | Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig |
| betalingskenmerk | 890492 |
|
| memo | ||
| regels | ||
| artikel | ||
| id | 8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd | |
| uri | /artikelen/8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd | |
| omschrijving | Digital Xbox one - wit | |
| stuksprijs | 245.45 | Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt. |
| aantal | 1 | |
| totaal | 245.45 | Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt |
| verkoopordersjabloon | ||
| id | 8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4 | |
| uri | /verkoopordersjablonen/8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4 | |
|
De SnelStart bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd. |
||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| artikelcode | [articlekey] | |
| Omschrijving | [productName] | |
| ArtikelOmzetgroep |
|
|
| ModifiedOn | [date] | |
| isNonActief | false | |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| relatiesoort | Klant | |
| Naam | [name] | |
| Telefoon | [Telnr] | |
| Mobiel | [Mobile] | |
| [Email] | ||
| KvKnummer | [KvK] | |
| Iban | [Bankaccount_iban] | |
| VestigingsAdres |
|
|
| correspondentieAdres | Hetzelfde als VestigingsAdres. | |
| btwNummer | [Btwnr] | |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Orderchamp applicatie, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.Wat als facturen missen in SnelStart
Als facturen ontbreken in SnelStart adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de factuur daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
factuur van een eerdere maand is. Als je de factuur in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de factuur opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de factuur daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van SnelStart bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de factuur kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de factuur daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.