1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Planaday en AFAS.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Planaday applicatie doorgezet kunnen worden naar dagboekingen in AFAS. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Planaday en in de FAQ voor AFAS.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Planaday.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Planaday applicatie wordt doorgezet naar een AFAS bestelling of financiele boeking.
Nieuwe facturen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Planaday factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Planaday factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in AFAS bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Planaday factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft AFAS een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar AFAS verderop in de handleiding.
3.Nodig: Planaday
Koppeling aanvragen
Aanmelden voor een koppeling gebeurd middels het invullen van dit formulier op de website van Planaday. Alle details en de tarieven die Planaday hiervoor rekent vind je hier.Na jouw aanvraag
Als jouw aanvraag is ontvangen zal Planaday het volgende doen:- De aanvraag wordt gecontroleerd en verwerkt in de administratie
- De koppeling in jouw Planaday omgeving wordt geactiveerd
- Door Planaday wordt er een omgeving bij Wisteria aangevraagd
- Van Wisteria zul je login gegevens ontvangen per Email
Na activering van koppeling
Planaday zal na het aanvragen van de koppeling de Client Id en Secret voor jou invullen in jouw Planaday omgeving. Tevens zal Planaday de Update Redirect URL voor je inrichten.Hierna ontvang je van Planaday een E-mail dat de koppeling is geactiveerd.
BTW Codes, rekeningen etc koppelen in Wisteria
De connectie met jouw boekhouding organiseer je zelf door hier in te loggen en bij 'configuratie' te koppelen. Per boekhouding is de connectie maken anders. Lees hier moet dat moet voor jouw administratie.Vervolgens moeten door jou of jouw boekhouder de BTW Codes en rekeningen worden ingesteld in Wisteria. Alle details hierover vind je hier.
4.Nodig: AFAS Sleutel en connectoren
Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.
Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker
Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.
- Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
- Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
- Voor meer informatie zie https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
- Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
- Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
- Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
- Klik op: Volgende.
- Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
- Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
- Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
- Klik op Nieuw.
- Vink de connector-gebruiker aan.
- Klik op: Ok.
- Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
- Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
Stap 1: Aanmaken AppConnector
Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector
Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.
Daarna klik je op Voltooien.
De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.
Stap 2: Toevoegen GetConnectoren
De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip
Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.
Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren
Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.
Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren
Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:
- FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
- FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
- FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
- KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
- KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties
Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens
Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.
Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.
Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.
Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
1. Het leggen van de connectie met het Planaday account. Planaday regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met AFAS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Planaday gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie AFAS
De authenticatie met AFAS loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij AFAS voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je AFAS account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met AFAS gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere AFAS gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Voor het gebruik van AFAS selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) facturen zal een Verkoop-dagboek zijn.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de applicatie en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Planaday applicatie opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit Planaday
Een factuur in Planaday moet de status 'definitief' hebben alvorens je deze kan uploaden naar jouw boekhoudprogramma. Zodra de factuur deze status heeft zal de button 'Upload naar boekhouding' verschijnen.
Alle details (en functionele voorwaarden) hoe je een factuur upload naar jouw boekhouding vind je hier in de handleiding van Planaday.
7.Day-to-day: Naar Afas
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De facturen uit Planaday worden in AFAS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan AFAS.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS bestelling of financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen incl producten zullen producten die nog niet in AFAS staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt BTW groep 1 toegewezen als het product 9% of 6% in de verkoopregel heeft staan. Anders krijgt het nieuwe product BTW groep 2 toegewezen. Het product wordt automatisch in AFAS artikelgroep 900 geplaatst. Zorg dat dit ook zo staat in gesteld in de AFAS administratie, anders kunnen de boekingen verkeerd gaan.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
De regels voor het matchen van producten tussen Planaday en AFAS kun je in deze FAQ nalezen.
Uitwerking veldniveau AFAS
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Paragraaf | ||
Year | 2023 | Jaar Factuurdatum (Planaday bestelling) |
periode(Peri) | 03 | Maand Factuurdatum (Planaday bestelling) |
UniqueId(UnId) | 3 | Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk. |
Journal(JoCo) | 01 | Dagboek |
(AutoNumber)AuNu | 1 | |
AFAS kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het factuurnummer of bestelnummer. | ||
Omzetregel | ||
VaAs | 2 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
EnDa | 2023-03-01 | besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | |
Description(Ds) | ORD08725, INV09854 | Omschrijving - Planaday bestel- of factuurnummer. |
BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Planaday factuur- of bestelnummer. |
AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer | ||
Totaal regel | ||
AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
EnDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
Description(Ds) | ORD08725 | Omschrijving - Planaday bestelnummer. |
BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Planaday factuur- of bestelnummer. |
AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer | ||
BTW-regels | ||
VaAs | 1 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
AccountNumber(AcNr) | 8000 | |
EnDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
Description(Ds) | Tuinlicht | Omschrijving: BTW - Naam in de bestelling regel - Bedrag excl BTW. |
BpNr | ORD08725 | Boekstuknummer: Planaday factuurnummer of bestelnummer. |
AmountCredit(AmCr) | 20.62 | BTW bedrag - credit. |
VatId(VaId) | 101 | BTW rekening |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer. | ||
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Paragraaf | ||
OrderNumber (OrNu) | [number] | Planaday - factuur- of bestelnummer. |
OrderDate(OrDa) | [date] | Planaday - besteldatum.. |
DebtorID(DbId) | [debtornr] | AFAS debiteur-id |
Unit | [division] | Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast. |
CurrencyId(CuId) | EUR | Valuta - Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
InclVat(InVa) | true | Totaalprijs incl BTW(true), tenzij er afasexcltax is ingesteld. |
War | ***** | Default voor het magazijn |
Reference(Re) | [notes] | Opmerking - indien aanwezig. |
FRef | [number] | FactuurReferentie (betalingskenmerk) Planaday bestelnummer |
line | ||
Description(Ds) | [name] | Omschrijving |
Grootboekrekening | zoals ingesteld op het dashboard. | |
Quantity(QuUn) | 1 | Aantal |
ItemCode(ItCd) | [productid] | Productcode |
Unitprice(Upri) | excl / incl BTW | Eenheidsprijs, zoals ingesteld op het dashboard. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
AutomaticID(AuId) | false | |
ItemCode(ItCd) | [ArticleKey] | |
ChDs | false | |
Group(Grp) | 900 | |
BiSt | false | |
BiUn | ***** | |
VaRc | [Vattype] | Btw type |
CostPrice(CoPrice) | [costprice] | |
SalePrice(SaPrice) | [prijsIncl] | Eenheidsprijs INCL. |
BatchCode(BaCo) | [eannumber] | Product Number |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....