1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Planaday en AFAS SB.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Planaday applicatie doorgezet kunnen worden naar dagboekingen in AFAS SB. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS SB, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Planaday en in de FAQ voor AFAS SB.
Installeren koppeling
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Planaday.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Planaday.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Planaday applicatie wordt doorgezet naar een AFAS SB financiele boeking.
Nieuwe facturen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Planaday factuur uit:
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Planaday factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Planaday factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in AFAS SB bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS SB is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Planaday factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft AFAS SB een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar AFAS SB verderop in de handleiding.
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS SB is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Planaday factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft AFAS SB een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar AFAS SB verderop in de handleiding.
3.Nodig: AFASSB connectie
Voor de connectie met AFAS SB zijn de volgende gegevens nodig. De eerste twee waarden bepaal je aan de hand van de url van je AFAS account. Neem bijvoorbeeld deze url https://app-center-demo.afasfocus.nl/webwinkelfacturen, dan:
- Domein accountant: app-center-demo
- Domein klant: webwinkelfacturen
- API token:
- Ga naar de appstore via Alle Instellingen > App Center
- Zoek op Webwinkelfacturen
- Klik op de tegel, je kunt nu registreren en ontvangt dan een API token
- Bewaar deze sleutel goed, hij is nodig voor de registratie
4.Nodig: Planaday
Koppeling aanvragen
Aanmelden voor een koppeling gebeurd middels het invullen van dit formulier op de website van Planaday. Alle details en de tarieven die Planaday hiervoor rekent vind je hier.Na jouw aanvraag
Als jouw aanvraag is ontvangen zal Planaday het volgende doen:- De aanvraag wordt gecontroleerd en verwerkt in de administratie
- De koppeling in jouw Planaday omgeving wordt geactiveerd
- Door Planaday wordt er een omgeving bij Wisteria aangevraagd
- Van Wisteria zul je login gegevens ontvangen per Email
Na activering van koppeling
Planaday zal na het aanvragen van de koppeling de Client Id en Secret voor jou invullen in jouw Planaday omgeving. Tevens zal Planaday de Update Redirect URL voor je inrichten.Hierna ontvang je van Planaday een E-mail dat de koppeling is geactiveerd.
BTW Codes, rekeningen etc koppelen in Wisteria
De connectie met jouw boekhouding organiseer je zelf door hier in te loggen en bij 'configuratie' te koppelen. Per boekhouding is de connectie maken anders. Lees hier moet dat moet voor jouw administratie.Vervolgens moeten door jou of jouw boekhouder de BTW Codes en rekeningen worden ingesteld in Wisteria. Alle details hierover vind je hier.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Planaday account. Planaday regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met AFAS SB. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS SB administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met het Planaday account. Planaday regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met AFAS SB. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS SB administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Planaday account
De authenticatie wordt door Planaday gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door Planaday gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie AFAS SB
Het maken van de connectie met AFAS SB gebeurt via de gegevens die je in de voorgaande sectie verzameld hebt:
- Domein accountant
- Domein klant
- API token
Als je deze gegevens invult en opslaat zou het bolletje naast AFAS SB op het scherm groen moeten worden. Gebeurt dat niet, gebruik dan het refresh teken naast de Copy knop rechtsboven om alle gegevens opnieuw op te halen. Je kunt ook uitloggen en daarna weer inloggen.
Instellingen AFAS SB
Voor het gebruik van AFAS SB selecteer je een administratie binnen je account. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) facturen zal een Verkoop-dagboek zijn.
Voor het gebruik van AFAS SB selecteer je een administratie binnen je account. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) facturen zal een Verkoop-dagboek zijn.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de applicatie en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS SB. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Planaday applicatie opgehaald en in het overzicht getoond. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de applicatie en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS SB. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Planaday applicatie opgehaald en in het overzicht getoond. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit Planaday
Een factuur in Planaday moet de status 'definitief' hebben alvorens je deze kan uploaden naar jouw boekhoudprogramma. Zodra de factuur deze status heeft zal de button 'Upload naar boekhouding' verschijnen.
Alle details (en functionele voorwaarden) hoe je een factuur upload naar jouw boekhouding vind je hier in de handleiding van Planaday.
7.Day-to-day: Naar AFAS SB
Deze gegevens worden doorgezet naar AFAS SB:
Aanmaken financiele boekingen
De facturen uit Planaday worden in AFAS SB geimporteerd als financiele boekingen. Per factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van de boekingen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan AFAS SB.
Kostenplaats
Het is mogelijk om één default kostenplaats mee te geven aan de bestelling of verkooptransactie. Per koppeling is één default kostenplaats mogelijk. Neem contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl ovv van de licentiesleutel om hier gebruik van te maken.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS SB debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS SB financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS SB. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS SB debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS SB financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS SB. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
De koppeling zet door naar financiele boekingen. Er worden daardoor geen producten doorgezet.
De koppeling zet door naar financiele boekingen. Er worden daardoor geen producten doorgezet.
Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt een bestelling of financiele boeking aan in AFAS SB, niet een factuur. Daarom kan de koppeling er niet voor zorgen dat de factuur automatisch naar de klant verstuurd wordt.
De koppeling maakt een bestelling of financiele boeking aan in AFAS SB, niet een factuur. Daarom kan de koppeling er niet voor zorgen dat de factuur automatisch naar de klant verstuurd wordt.
Uitwerking veldniveau AFAS SB
Uitwerking op veld-niveau AFAS SB financiële boeking.+-
| AdministrationId | 12345 | Administratie binnen het AFAS SB account |
| Factuurnummer | ORD1234 | Verkoopnummer |
| RelationId | 12345 | Identifier klant in AFAS SB |
| RelationType | person | Particuliere klant of bedrijf |
| Description | ORD1234 - INV1224 | Bestel- en / of factuurnummer |
| InvoiceDate | 2025-04-01 | Besteldatum |
| Boekingsregels | ||
| LedgerAccountId | 8000 | omzetrekening |
| Description | Koffer | Omschrijving |
| AmountExcludingVat | 100 | Regelbedrag excl BTW |
| AmountVat | 21 | BTW bedrag |
| VatType | Hoog | Soort BTW |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Planaday applicatie, per wanneer, zijn doorgezet naar AFAS SB.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke facturen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de factuur (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de facturen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de applicatie. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als facturen missen in AFAS SB
Als facturen ontbreken in AFAS SB adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de factuur daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
factuur van een eerdere maand is. Als je de factuur in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de factuur opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de factuur daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van AFAS SB bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de factuur kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de factuur daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://www.webwinkelfacturen.nl/veelgesteldevragen en https://www.webwinkelfacturen.nl/veelgesteldevragen#boekhoud-systemen/afas.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 facturen in rekening.