1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Planaday en Billit.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Planaday applicatie doorgezet kunnen worden naar dagfacturen in Billit. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Planaday en in de FAQ voor Billit.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Planaday.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Planaday applicatie wordt doorgezet naar een Billit factuur. Het is mogelijk om te zorgen dat de Billit facturen refereren naar een product in Billit. We noemen dat boeken op producten. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Nieuwe facturen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Planaday factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Planaday factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Planaday factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.
3.Nodig: Planaday
Koppeling aanvragen
Aanmelden voor een koppeling gebeurd middels het invullen van dit formulier op de website van Planaday. Alle details en de tarieven die Planaday hiervoor rekent vind je hier.Na jouw aanvraag
Als jouw aanvraag is ontvangen zal Planaday het volgende doen:- De aanvraag wordt gecontroleerd en verwerkt in de administratie
- De koppeling in jouw Planaday omgeving wordt geactiveerd
- Door Planaday wordt er een omgeving bij Wisteria aangevraagd
- Van Wisteria zul je login gegevens ontvangen per Email
Na activering van koppeling
Planaday zal na het aanvragen van de koppeling de Client Id en Secret voor jou invullen in jouw Planaday omgeving. Tevens zal Planaday de Update Redirect URL voor je inrichten.Hierna ontvang je van Planaday een E-mail dat de koppeling is geactiveerd.
BTW Codes, rekeningen etc koppelen in Wisteria
De connectie met jouw boekhouding organiseer je zelf door hier in te loggen en bij 'configuratie' te koppelen. Per boekhouding is de connectie maken anders. Lees hier moet dat moet voor jouw administratie.Vervolgens moeten door jou of jouw boekhouder de BTW Codes en rekeningen worden ingesteld in Wisteria. Alle details hierover vind je hier.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
1. Het leggen van de connectie met het Planaday account. Planaday regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Planaday gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.
Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de applicatie op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de applicatie op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.
5.Day-to-day: Vanuit Planaday
Een factuur in Planaday moet de status 'definitief' hebben alvorens je deze kan uploaden naar jouw boekhoudprogramma. Zodra de factuur deze status heeft zal de button 'Upload naar boekhouding' verschijnen.
Alle details (en functionele voorwaarden) hoe je een factuur upload naar jouw boekhouding vind je hier in de handleiding van Planaday.
6.Day-to-day: Naar Billit
Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.
Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de factuur al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen Planaday en Billit kun je in deze FAQ nalezen.
Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de factuur aan.
Uitwerking veldniveau Billit
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
OrderDate | 2022-12-02T20:23:29+01:00 | |
ExpiryDate | 2022-12-16T20:23:29 | + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar. |
OrderType | Invoice | Soort, bij negatieve factuur Creditinvoice. |
OrderTitle | 1050 | Bestelnummer op verzoek bestel- of factuurnummer |
OrderDirection | Income | |
TotalExcl | 97.98 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
TotalIncl | 103.85 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
TotalVat | 5.87 | BTW |
PaymentReference | 1050 | Bestelnummer |
Created | 2023-01-20 | huidige datum |
Factuur-regels | ||
Quantity | 2 | Aantal |
Description | Maandelijkse instellingen check | Omschrijving |
VATPercentage | 6.00 | BTW percentage |
UnitPriceExcl | 20.7075 | Eenheidsprijzen excl BTW |
UnitPriceIncl | 21.9500 | Eenheidsprijzen incl BTW |
TotalExcl | 41.4151 | Aantal * eenheidsprijzen excl BTW |
TotalIncl | 43.9000 | Aantal * eenheidsprijzen incl BTW |
TotalVAT | 2.4849 | BTW |
Currency | EUR | Wordt niet doorgezet |
InclLeading | true | Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen. |
Product-id | Product identifier vanuit Billit | Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet. |
Klant | ||
Voornaam | Sophie | |
Achternaam | Fischer | |
Adres | Stationstraat | |
Huisnummer | 12 | |
Postcode | 1000AA | |
Stad | Amsterdam | |
LandCode | NL | |
info@sponiza.nl | ||
Telefoonnummer | 31623138822 | |
Naam | Sophie Fischer | Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam. |
Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit | ||
Adres-type | DeliveryAddress | |
Naam | Marietje Geuze | |
Adres | Heesterstraat | |
Huisnummer | 1 | |
Postcode | 3512KL | |
Stad | Utrecht | |
LandCode | NL | |
Paid | 1 |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Reference | [Reference] | De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben. |
Omschrijving | [Description] | |
Prijs excl BTW | [unitpriceExcl] | |
BTW product | [BTW] | |
Bedrag incl BTW | [unitpriceIncl] | |
Aangemaakt | Huidige datum | |
Laatst gewijzigd | Huidige datum |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....