1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Planaday en Exact Online.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Planaday applicatie doorgezet kunnen worden naar kasboekingen in Exact Online. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Planaday en in de FAQ voor Exact Online.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Planaday.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Planaday applicatie wordt doorgezet naar een Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Er is zelfs de mogelijkheid om directe verkoopfacturen aan te laten maken in Exact Online. Deze optie kun je niet instellen via het dashboard - dat zorgt voor teveel verwarring - maar je kunt hem wel bij ons aanvragen.
Let op: De koppeling maakt de factuur, bestelling of verkoopboeking altijd aan met status Concept. Dit omdat het verwijderen of aanpassen anders heel lastig is in Exact Online.
Nieuwe facturen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Planaday factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Planaday factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Planaday factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
3.Nodig: Planaday
Koppeling aanvragen
Aanmelden voor een koppeling gebeurd middels het invullen van dit formulier op de website van Planaday. Alle details en de tarieven die Planaday hiervoor rekent vind je hier.Na jouw aanvraag
Als jouw aanvraag is ontvangen zal Planaday het volgende doen:- De aanvraag wordt gecontroleerd en verwerkt in de administratie
- De koppeling in jouw Planaday omgeving wordt geactiveerd
- Door Planaday wordt er een omgeving bij Wisteria aangevraagd
- Van Wisteria zul je login gegevens ontvangen per Email
Na activering van koppeling
Planaday zal na het aanvragen van de koppeling de Client Id en Secret voor jou invullen in jouw Planaday omgeving. Tevens zal Planaday de Update Redirect URL voor je inrichten.Hierna ontvang je van Planaday een E-mail dat de koppeling is geactiveerd.
BTW Codes, rekeningen etc koppelen in Wisteria
De connectie met jouw boekhouding organiseer je zelf door hier in te loggen en bij 'configuratie' te koppelen. Per boekhouding is de connectie maken anders. Lees hier moet dat moet voor jouw administratie.Vervolgens moeten door jou of jouw boekhouder de BTW Codes en rekeningen worden ingesteld in Wisteria. Alle details hierover vind je hier.
4.Voorbereiding Exact Online
Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden. Per koppeling is een aparte gebruikersnaam nodig. Indien u dus twee of meer koppelingen met Exact Online bij ons heeft lopen dan heeft u 2 of meer Exact Online gebruikersnamen nodig. Zie voor meer informatie https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/258/nl/bij-het-maken-van-de-connectie-voor-een-tweede-koppeling-vervalt-de-connectie-voor-mijn-eerdere-koppeling-hoe-kan-dat.html
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
1. Het leggen van de connectie met het Planaday account. Planaday regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Planaday gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Facturen uit Planaday kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de applicatie en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Planaday applicatie opgehaald en in het overzicht getoond.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
6.Day-to-day: Vanuit Planaday
Een factuur in Planaday moet de status 'definitief' hebben alvorens je deze kan uploaden naar jouw boekhoudprogramma. Zodra de factuur deze status heeft zal de button 'Upload naar boekhouding' verschijnen.
Alle details (en functionele voorwaarden) hoe je een factuur upload naar jouw boekhouding vind je hier in de handleiding van Planaday.
7.Day-to-day: Naar Exact Online
Aanmaken transacties
Bij het aanmaken van verkoopboekingen (SalesEntries) in Exact Online wordt het bestelnummer doorgezet en nieuwe debiteuren aangemaakt als zij nog niet in Exact Online staan.
Bij het aanmaken van facturen (SalesInvoices) of bestellingen (SalesOrders) worden daarnaast ook de producten doorgezet als zij nog niet in Exact Online aanwezig zijn.
Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je facturen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.
Nieuwe producten in Exact Online Indien de facturen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de factuur al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Planaday en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.
Indien facturen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.
Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie deze FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee, dan bepaalt het product in Exact Online de grootboeksturing. Voor Exact Online verkoopboekingen geeft de koppeling geen producten mee. Daarom kan ook voor deze optie de grootboeksturing niet uitgezet worden.
BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.
Uitwerking veldniveau Exact Online
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-05 | De besteldatum |
Status | 10 | Vaste waarde, kan niet aangepast worden |
Omschrijving | 3300 | |
Uw kenmerk | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in Planaday. |
Betalingskenmerk | ||
WarehouseID | f40...cec | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Verzendadres | Identifier | Als het verzendadres afwijkt van het factuuradres dan maakt de koppeling een apart verzendadres aan in Exact Online. De identifier uit de verzendadres wordt meegegeven. |
Bestelregels | ||
Description | Gloss - 5 mtr | Naam van het product in de Planaday verkoopregel |
Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
Aantal | 39 | |
Prijs | 5.2000 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Currency | EUR | De valuta van de Planaday bestelling. Deze optie staat standaard uit. Op verzoek kan de valuta uit de verkoop toegevoegd worden |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-11 | De besteldatum |
Type | 8020 of 8023 | 8020 voor gewone facturen, 8023 voor directe verkoopfacturen. |
Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen facturen aan met status concept. |
Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
Omschrijving | ||
Uw kenmerk | 8790 | |
Opmerking | # | # |
Betalingskenmerk | ||
WarehouseID | f40...cec | Alleen bij Directe facturen. Dit moet apart aangevraagd worden. Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Factuurregels | ||
Description | Guide guidebook | Naam van het product in de Planaday verkoopregel |
Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
Aantal | 1 | |
Prijs | 79.99 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Omzetrekening | 239...5fa | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. Op aanvraag kan dit veld niet worden meegegeven. De grootboeksturing wordt dan uitgezet. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Klant-id | f40...cec | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
Datum | 2022-12-12 | De Besteldatum |
Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen verkoopboekingen aan met status concept. |
Omschrijving | ||
Uw kenmerk | ||
Betalingskenmerk | ||
Regels verkoopboeking | ||
Description | harde vloer borstel | Naam van het product in de Planaday verkoopregel |
Aantal | 1 | |
Prijs | 5.95 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
Omzetrekening | 3f3...219 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....