1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Planaday en WeFact.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Planaday applicatie doorgezet kunnen worden naar dag-facturen in WeFact. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in WeFact, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Planaday en in de FAQ voor WeFact.
Voor het installeren van de koppeling neem je contact op met Planaday.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Planaday applicatie wordt doorgezet naar een WeFact factuur.
Nieuwe facturen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Planaday factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Planaday factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in WeFact bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van WeFact is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Planaday factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft WeFact een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar WeFact verderop in de handleiding.
3.Nodig: Planaday
Koppeling aanvragen
Aanmelden voor een koppeling gebeurd middels het invullen van dit formulier op de website van Planaday. Alle details en de tarieven die Planaday hiervoor rekent vind je hier.Na jouw aanvraag
Als jouw aanvraag is ontvangen zal Planaday het volgende doen:- De aanvraag wordt gecontroleerd en verwerkt in de administratie
- De koppeling in jouw Planaday omgeving wordt geactiveerd
- Door Planaday wordt er een omgeving bij Wisteria aangevraagd
- Van Wisteria zul je login gegevens ontvangen per Email
Na activering van koppeling
Planaday zal na het aanvragen van de koppeling de Client Id en Secret voor jou invullen in jouw Planaday omgeving. Tevens zal Planaday de Update Redirect URL voor je inrichten.Hierna ontvang je van Planaday een E-mail dat de koppeling is geactiveerd.
BTW Codes, rekeningen etc koppelen in Wisteria
De connectie met jouw boekhouding organiseer je zelf door hier in te loggen en bij 'configuratie' te koppelen. Per boekhouding is de connectie maken anders. Lees hier moet dat moet voor jouw administratie.Vervolgens moeten door jou of jouw boekhouder de BTW Codes en rekeningen worden ingesteld in Wisteria. Alle details hierover vind je hier.
4.Nodig: WeFact API sleutel
- Log in bij WeFact
- Ga naar Instellingen > API
- Vink aan dat je de API wilt inschakelen
- Voeg de ip-adressen toe. De ip-adressen zijn 85.10.150.5 en 85.10.143.192 (Let op; tot voor kort waren dit 188.241.148.36 en 141.138.138.112. De adressen in de afbeelding hieronder, zijn dus niet onze huidige ip-adressen)
- Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
1. Het leggen van de connectie met het Planaday account. Planaday regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met WeFact. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie WeFact administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Planaday gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De connectie met WeFact loopt via API-sleutel die je aanmaakt binnen je WeFact account. Voor de API sleutel geef je aan welke IP adressen toegang hebben tot de API-sleutel. Dit is een extra beveiliging die in principe maar 1 keer ingevuld hoeft te worden.
Alleen als wij van server verhuizen zullen de ip-adressen bijgewerkt moeten worden. Mocht dit gaan spelen in de toekomst dan ontvang je hier tijdig informatie over.
De koppeling kan een factuurlayout meegeven aan de WeFact factuur. Je kunt de gewenste factuur-layout selecteren uit de lijst beschikbare layouts.
Bij het inrichten van de BTW tarieven wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de applicatie en de BTW codes in WeFact. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Planaday applicatie opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit Planaday
Een factuur in Planaday moet de status 'definitief' hebben alvorens je deze kan uploaden naar jouw boekhoudprogramma. Zodra de factuur deze status heeft zal de button 'Upload naar boekhouding' verschijnen.
Alle details (en functionele voorwaarden) hoe je een factuur upload naar jouw boekhouding vind je hier in de handleiding van Planaday.
7.Day-to-day: Naar Wefact
Een factuur uit de Planaday webwinkel wordt naar WeFact doorgezet als een WeFact factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt, de optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen.
De synchronisatie van gegevens tussen Planaday en WeFact is als volgt:
Ookal heeft de WeFact factuur die door de koppeling is aangemaakt de status verzonden, dat betekent niet dat WeFact de factuur per email heeft verstuurd. De status verzonden kan ook betekenen dat de factuur handmatig is verzonden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij passen je contract-instellingen aan zodat de koppeling - nadat de WeFact factuur is aangemaakt - een extra opdracht naar WeFact stuurt om de factuur per email naar de klant te versturen.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze WeFact debiteur gebruikt als debiteur van de WeFact transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan WeFact. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
We kunnen producten toevoegen aan WeFact. Standaard staat dit uit, neem contact met ons op indien u dit aan wilt zetten. Indien geactiveerd, dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de factuur al in WeFact bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in WeFact dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in WeFact: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
WeFact accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.
Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de van Planaday. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van WeFact.
Uitwerking veldniveau WeFact
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
xml | ||
VatCalcMethod | incl | Dit betekent dat de factuur in WeFact incl BTW zal tonen. Dit is niet aan te passen. WeFact heeft aangegeven dat de facturen op deze manier goed worden aangeleverd. |
Debtor | 906 | WeFact debiteurID |
Date | 2023-03-01 21:25:08 | |
InvoiceCode | Leeg, op verzoek | |
Description | 000000906/000000345 | |
Term | 14 | |
InvoiceLines | ||
Number | 1 | Aantal |
Description | 3-in-1 TijdschriftBundel | Omschrijving |
PriceExcl | 20.65 | Eenheidsprijs excl BTW. |
TaxCode | V21 | BTW code |
ReferenceNumber | 000000906 | bestelnummer |
Status | 0 | Keuze voor status 4 - Verwerkt is mogelijk. |
Factuurprofiel | Zoals ingesteld op het dashboard. | |
Kostenplaats | Het is mogelijk om de omzet op een default kostenplaats te laten boeken. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
CompanyName | [company] | Bedrijfsnaam |
Initials | [firstname] | voornaam |
Surname | [lastname] | Als [lastname] niet wordt meegegeven dan vullen wij NN in. |
Taxnumber | [btwnr] | BTWnummer |
Adres | [adres] | Als er een huisnummer wordt meegegeven dan: [adres][housenr] |
Zipcode | [zipcode] | Postcode |
City | [city] | Stad |
Country | [isocountry] | Land |
emailadres | [email] | |
Phonenumber | [telnr] |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
productcode | [articlekey] | |
productnaam | [name] | |
productkeyphrase | [description] | |
price excl | [unitpriceexcl] | Eenheidsprijs excl BTW. |
taxcode | BTW code | Zoals ingesteld op het dashboard. |
CostCentre | [defaultcostcenter] | Als deze aanwezig is, dan geven we deze weer. |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....