1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Prestashop en AFAS.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Prestashop en in de FAQ voor AFAS.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel in Prestashop in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien zij de juiste status hebben worden zij doorgezet naar AFAS. De statussen kun je instellen via het dashboard, tab Configuratie.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Prestashop bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Prestashop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in AFAS bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Prestashop bestelling naar AFAS gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in AFAS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Prestashop bestelling al in AFAS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De AFAS bestelling of financiele boeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Prestashop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft AFAS een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar AFAS verderop in de handleiding.
3.Nodig: Prestashop API sleutel
Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.
Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.
Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.
Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
statussen
taxes
4.Nodig: AFAS Sleutel en connectoren
Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.
Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker
Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.
- Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
- Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
- Voor meer informatie zie https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
- Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
- Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
- Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
- Klik op: Volgende.
- Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
- Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
- Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
- Klik op Nieuw.
- Vink de connector-gebruiker aan.
- Klik op: Ok.
- Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
- Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm
Stap 1: Aanmaken AppConnector
Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector
Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.
Daarna klik je op Voltooien.
De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.
Stap 2: Toevoegen GetConnectoren
De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip
Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.
Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren
Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.
Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren
Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:
- FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
- FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
- FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
- KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
- KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties
Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens
Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.
Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.
Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.
Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Prestashop webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met AFAS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
De authenticatie met je PrestaShop webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast PrestaShop en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan dat de webservice aanstaat in de PrestaShop webwinkel.
Authenticatie AFAS
De authenticatie met AFAS loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij AFAS voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je AFAS account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met AFAS gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere AFAS gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Voor het gebruik van AFAS selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) bestellingen zal een Verkoop-dagboek zijn.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je AFAS administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in AFAS.
6.Day-to-day: Vanuit Prestashop
In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.
Let op: Vanwege de belasting van onze systemen gaan wij maximaal 3 maanden terug in de tijd om de status van bestellingen te controleren en deze alsnog door te zetten. Daarnaast is het aantal bestellingen dat gecontroleerd kan worden beperkt tot 300. Zorg er dus voor dat bestellingen tijdig afgerond worden zodat de koppeling ze kan doorzetten en je ze niet alsnog handmatig over moet tikken.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, kortingen, toeslagen, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | |
Naam veld | Waarden uit Prestashop bestelling |
Bestel-identifier | [id] |
Bestelnummer | [reference] |
Factuurnummer | [invoice_number] |
Datum | [date] |
Besteldatum | [date_add] |
Status bestelling | [current_state] |
Betaalmethode | [payment_details][method_title] |
Totaal BTW bestelling | [price][tax][amount] of - als [price][tax] uit meerdere regels bestaat, de som van de [amount] velden van de [price][tax] regels |
Besteltotaal incl BTW | [total_products_wt + total_shipping_tax_incl + total_wrapping_tax_incl - total_discounts_tax_incl] |
Besteltotaal excl BTW | [total_products + total_shipping_tax_excl + total_wrapping_tax_excl - total_discounts_tax_excl] |
Totaal BTW bestelling | Besteltotaal incl - Besteltotaal excl |
Land levering | [], let op hier wordt NIET het leverland gebruikt. |
Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Prestashop hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom]. | ||
Naam veld | Waarden uit Prestashop bestelregel | |
Productid | [articles][0][id] | |
Aantal | [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan wordt de regel overgeslagen. | |
SKU | [articles][0][sku] als deze gevuld is. Zo niet, dan wordt het product uit Prestashop opgehaald en op basis daarvan de SKU bepaald. | |
Omschrijving | [description] | |
BTW percentage | [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. | |
Regelbedrag excl BTW | Bedrag in veld [price][amount] | |
Regelbedrag incl BTW | Bedrag in veld [price][amount_including_tax] | |
Eenheidsbedragen | De regelbedragen delen door het aantal | |
BTW code en rekeningen AFAS | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Hier wordt alleen de betaalmethode opgehaald en evt de ingestelde debiteur. Betaalkosten staan niet in de Prestashop bestelling dus die kunnen ook niet doorgezet worden. |
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling de velden total_discounts_tax_excl] en total_discounts_tax_incl]. Het gaat hier om een korting over de gehele bestelling. De koppeling rekent de korting evenredig terug naar de BTW percentages in het winkelmandje. | ||
Naam veld | Waarden uit Prestashop kortingsregel | |
Aantal | 1 | |
Omschrijving | Korting < |
|
Regelbedrag incl BTW | Relatief met waarde [total_products_wt] | |
Regelbedrag excl BTW | Relatief met waarde [total_products_wt] en het BTW percentage | |
BTW code en rekeningen AFAS | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Naam veld | Waarden uit Prestashop toeslag-velden |
Aantal | 1 |
Omschrijving | Toeslag |
Bedrag excl BTW | [total_wrapping_tax_excl] |
Bedrag incl BTW | [total_wrapping_tax_incl] |
BTW bedrag | [total_wrapping_tax_incl] - [total_wrapping_tax_excl] |
BTW percentage | Bedrag incl - Bedrag excl Een percentage groter dan 0.204 en kleiner dan 0.21 wordt afgerond naar 21%. |
BTW code en rekeningen AFAS | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Naam veld | Waarden uit Prestashop klant |
De adressen van een klant dienen aparte opgeroepen te worden in de webwinkel. Dit werkt als volgt:
|
|
Klant |
Klantvelden
|
Adres |
Adres-velden
|
7.Day-to-day: Naar Afas
Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Prestashop worden in AFAS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan AFAS.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS bestelling of financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen incl producten zullen producten die nog niet in AFAS staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt BTW groep 1 toegewezen als het product 9% of 6% in de verkoopregel heeft staan. Anders krijgt het nieuwe product BTW groep 2 toegewezen. Het product wordt automatisch in AFAS artikelgroep 900 geplaatst. Zorg dat dit ook zo staat in gesteld in de AFAS administratie, anders kunnen de boekingen verkeerd gaan.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
De regels voor het matchen van producten tussen Prestashop en AFAS kun je in deze FAQ nalezen.
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Paragraaf | ||
Year | 2023 | Jaar Factuurdatum (Prestashop bestelling) |
periode(Peri) | 03 | Maand Factuurdatum (Prestashop bestelling) |
UniqueId(UnId) | 3 | Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk. |
Journal(JoCo) | 01 | Dagboek |
(AutoNumber)AuNu | 1 | |
AFAS kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het factuurnummer of bestelnummer. | ||
Omzetregel | ||
VaAs | 2 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
EnDa | 2023-03-01 | besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | |
Description(Ds) | ORD08725, INV09854 | Omschrijving - Prestashop bestel- of factuurnummer. |
BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Prestashop factuur- of bestelnummer. |
AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer | ||
Totaal regel | ||
AccountNumber(AcNr) | 89302 | |
EnDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
Description(Ds) | ORD08725 | Omschrijving - Prestashop bestelnummer. |
BpNr | ORD08725 | Betalingskenmerk - Prestashop factuur- of bestelnummer. |
AmountDebet(AmDe) | 24.95 | Totaalprijs incl BTW - debet. |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer | ||
BTW-regels | ||
VaAs | 1 | 1 = Grootboekrekening. 2 = debiteur |
AccountNumber(AcNr) | 8000 | |
EnDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
BpDa | 2023-03-01 | Besteldatum |
Description(Ds) | Tuinlicht | Omschrijving: BTW - Naam in de bestelling regel - Bedrag excl BTW. |
BpNr | ORD08725 | Boekstuknummer: Prestashop factuurnummer of bestelnummer. |
AmountCredit(AmCr) | 20.62 | BTW bedrag - credit. |
VatId(VaId) | 101 | BTW rekening |
Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer of factuurnummer. | ||
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Paragraaf | ||
OrderNumber (OrNu) | [number] | Prestashop - factuur- of bestelnummer. |
OrderDate(OrDa) | [date] | Prestashop - besteldatum.. |
DebtorID(DbId) | [debtornr] | AFAS debiteur-id |
Unit | [division] | Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast. |
CurrencyId(CuId) | EUR | Valuta - Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken. |
InclVat(InVa) | true | Totaalprijs incl BTW(true), tenzij er afasexcltax is ingesteld. |
War | ***** | Default voor het magazijn |
Reference(Re) | [notes] | Opmerking - indien aanwezig. |
FRef | [number] | FactuurReferentie (betalingskenmerk) Prestashop bestelnummer |
line | ||
Description(Ds) | [name] | Omschrijving |
Grootboekrekening | zoals ingesteld op het dashboard. | |
Quantity(QuUn) | 1 | Aantal |
ItemCode(ItCd) | [productid] | Productcode |
Unitprice(Upri) | excl / incl BTW | Eenheidsprijs, zoals ingesteld op het dashboard. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
AutomaticID(AuId) | false | |
ItemCode(ItCd) | [ArticleKey] | |
ChDs | false | |
Group(Grp) | 900 | |
BiSt | false | |
BiUn | ***** | |
VaRc | [Vattype] | Btw type |
CostPrice(CoPrice) | [costprice] | |
SalePrice(SaPrice) | [prijsIncl] | Eenheidsprijs INCL. |
BatchCode(BaCo) | [eannumber] | Product Number |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....