1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Prestashop en Asperion.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Asperion, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Prestashop en in de FAQ voor Asperion.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel in Prestashop in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien zij de juiste status hebben worden zij doorgezet naar Asperion. De statussen kun je instellen via het dashboard, tab Configuratie.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Prestashop bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Prestashop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Er wordt een betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar Asperion en die betaald is in Prestashop. Het is mogelijk om de betaling altijd door te zetten, dus ongeacht de status in Prestashop. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Het doorzetten van een Prestashop bestelling naar Asperion gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten uit de Prestashop bestelling al in Asperion aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd aan Asperion.
- De Asperion factuur of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Omdat de koppeling de Asperion factuur voor de Prestashop verkoop heeft aangemaakt is de Asperion factuur bekend. De betaalboeking wordt voor deze factuur aangemaakt en doorgezet naar Asperion. Let op: De factuur in Asperion moet verwerkt zijn. De betaalboeking kan niet worden doorgezet als de factuur nog status concept heeft.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Prestashop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Asperion verderop in de handleiding.
3.Nodig: Prestashop API sleutel
Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.
Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.
Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.
Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
statussen
taxes
4.Nodig: Asperion connectie
De connectie met Asperion loopt via OAuth. Je kunt deze connectie gemakkelijk leggen via de tab Configuratie op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. In de volgende sectie staat hier een plaatje van.
Indien je door wilt zetten naar Asperion facturen incl producten dan zal de koppeling een product toevoegen als het product nog niet bestaat. De koppeling zal voor zover mogelijk de omzetrekeningen gebruiken die via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl zijn ingesteld, maar het kan gebeuren dat de omzetrekening niet te bepalen valt.
In die situatie zal de koppeling een default Verkoopsoort SHOPORDER gebruiken. Zorg dat deze Verkoopsoort beschikbaar is in je Asperion account. Onderstaand plaatje laat zien hoe je de Verkoopsoort SHOPORDER kunt toevoegen.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Prestashop webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Asperion. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Asperion administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
De authenticatie met je PrestaShop webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast PrestaShop en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan dat de webservice aanstaat in de PrestaShop webwinkel.
Authenticatie Asperion
De authenticatie met Asperion loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Asperion voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Asperion account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Asperion gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Asperion gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Voor het gebruik van Asperion selecteer je een administratie binnen je account.
Je kunt ook een betalingsconditie instellen voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk en het instellen van een betaalconditie is verplicht.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Asperion. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Asperion administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Asperion.
6.Day-to-day: Vanuit Prestashop
In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.
Let op: Vanwege de belasting van onze systemen gaan wij maximaal 3 maanden terug in de tijd om de status van bestellingen te controleren en deze alsnog door te zetten. Daarnaast is het aantal bestellingen dat gecontroleerd kan worden beperkt tot 300. Zorg er dus voor dat bestellingen tijdig afgerond worden zodat de koppeling ze kan doorzetten en je ze niet alsnog handmatig over moet tikken.
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Prestashop bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Asperion. Als de bestelling is doorgezet dan zal er een betaling worden aangemaakt in Asperion voor deze bestelling.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, kortingen, toeslagen, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | |
Naam veld | Waarden uit Prestashop bestelling |
Bestel-identifier | [id] |
Bestelnummer | [reference] |
Factuurnummer | [invoice_number] |
Datum | [date] |
Besteldatum | [date_add] |
Status bestelling | [current_state] |
Betaalmethode | [payment_details][method_title] |
Totaal BTW bestelling | [price][tax][amount] of - als [price][tax] uit meerdere regels bestaat, de som van de [amount] velden van de [price][tax] regels |
Besteltotaal incl BTW | [total_products_wt + total_shipping_tax_incl + total_wrapping_tax_incl - total_discounts_tax_incl] |
Besteltotaal excl BTW | [total_products + total_shipping_tax_excl + total_wrapping_tax_excl - total_discounts_tax_excl] |
Totaal BTW bestelling | Besteltotaal incl - Besteltotaal excl |
Land levering | [], let op hier wordt NIET het leverland gebruikt. |
Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Prestashop hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom]. | ||
Naam veld | Waarden uit Prestashop bestelregel | |
Productid | [articles][0][id] | |
Aantal | [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan wordt de regel overgeslagen. | |
SKU | [articles][0][sku] als deze gevuld is. Zo niet, dan wordt het product uit Prestashop opgehaald en op basis daarvan de SKU bepaald. | |
Omschrijving | [description] | |
BTW percentage | [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. | |
Regelbedrag excl BTW | Bedrag in veld [price][amount] | |
Regelbedrag incl BTW | Bedrag in veld [price][amount_including_tax] | |
Eenheidsbedragen | De regelbedragen delen door het aantal | |
BTW code en rekeningen Asperion | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Hier wordt alleen de betaalmethode opgehaald en evt de ingestelde debiteur. Betaalkosten staan niet in de Prestashop bestelling dus die kunnen ook niet doorgezet worden. |
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling de velden total_discounts_tax_excl] en total_discounts_tax_incl]. Het gaat hier om een korting over de gehele bestelling. De koppeling rekent de korting evenredig terug naar de BTW percentages in het winkelmandje. | ||
Naam veld | Waarden uit Prestashop kortingsregel | |
Aantal | 1 | |
Omschrijving | Korting < |
|
Regelbedrag incl BTW | Relatief met waarde [total_products_wt] | |
Regelbedrag excl BTW | Relatief met waarde [total_products_wt] en het BTW percentage | |
BTW code en rekeningen Asperion | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Naam veld | Waarden uit Prestashop toeslag-velden |
Aantal | 1 |
Omschrijving | Toeslag |
Bedrag excl BTW | [total_wrapping_tax_excl] |
Bedrag incl BTW | [total_wrapping_tax_incl] |
BTW bedrag | [total_wrapping_tax_incl] - [total_wrapping_tax_excl] |
BTW percentage | Bedrag incl - Bedrag excl Een percentage groter dan 0.204 en kleiner dan 0.21 wordt afgerond naar 21%. |
BTW code en rekeningen Asperion | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Naam veld | Waarden uit Prestashop klant |
De adressen van een klant dienen aparte opgeroepen te worden in de webwinkel. Dit werkt als volgt:
|
|
Klant |
Klantvelden
|
Adres |
Adres-velden
|
Naam veld | Waarden uit Prestashop bestelregel |
Betaal-identifier | [order_payment][id] |
Betaalmethode-id | [order_payment][payment_method] |
Betaalmethode | [order_payment][module] - [order_payment][payment_method] |
Bestel-id en transaction-id | [id] uit de bestelling |
Transaction-id | [order_payment][transaction_id] uit de bestelling |
Bedrag | [order_payment][amount] |
Datum | [order_payment][date_add] |
7.Day-to-day: Naar Asperion
Voor bestellingen in Prestashop kunnen in Asperion verkoopboekingen of facturen worden aangemaakt. Default zijn facturen. Zet je liever naar verkoopboekingen door dan kun je dit instellen op het dashboard, tab Configuratie. Bij het doorzetten naar facturen in Asperion boekt de koppeling op de producten in Asperion. Bij het doorzetten naar verkoopboekingen gebeurt dat niet.
De facturen worden in Asperion altijd aangemaakt met status concept. Het is helaas niet mogelijk de facturen in Asperion op betaald te zetten.
Aanmaken betalingen
Voor bestellingen in Prestashop worden in Asperion betaaltransacties aangemaakt. De betaaltransactie bestaat uit twee regels, één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende factuur. Om een betaaltransactie aan te maken dient de bijbehorende factuur dus al in Asperion te staan.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Asperion debiteur gebruikt als debiteur van de Asperion factuur of verkoopboeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion.
Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Dit is alleen van toepassing bij het doorzetten naar Asperion facturen. Bij het aanmaken van een nieuw product zal de koppeling waar mogelijk, gebruik maken van de omzetrekening die is ingesteld in het dashboard. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Asperion account aanwezig is.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
Bij het doorzetten naar Asperion facturen zullen de producten in de verkoopregels worden opgezocht in Asperion. Bij het boeken op Asperion facturen zal de SKU van het Asperion product worden meegegeven in de regels van de Asperion factuur. Er wordt geen aparte omzetrekening meegegeven in de Asperion factuurregels, want die omzetrekening staat al bij het product in Asperion. Dit betekent dat als een product nog niet aanwezig is in Asperion de koppeling dit product zal aanmaken met een omzetrekening uit de instellingen.
De regels voor het matchen van producten tussen Prestashop en Asperion kun je in deze FAQ nalezen.
Uitwerking veldniveau aanmaken Asperion factuur / verkooptransactie
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een factuur of verkooptransactie. | |
Naam veld | Waarden uit Prestashop bestelling |
Datum | orderdate |
Klantnummer | [debtorcode] uit Asperion |
Betreft / Referentie | Dit veld wordt samengesteld uit het bestelnummer en/of (credit) factuurnummer
|
Bedrijf - factuur | Bedrijfsnaam in het factuuradres |
Ter attentie van - factuur | Voornaam Achternaam in het factuuradres |
Adres - factuur | Factuuradres huisnummer in het factuuradres |
Postcode - factuur | Postcode in het factuuradres, max lengte 10 |
Plaats - factuur | Plaats in het factuuradres |
Landcode - factuur | Landcode in het factuuradres |
Bedrijf - verzending | Bedrijfsnaam in het verzendadres |
Ter attentie van - verzending | Verzending voornaam verzending achternaam in het verzendadres |
Adres - verzending | Verzendadres huisnummer in het verzendadres |
Postcode - verzending | Postcode in het verzendadres, max lengte 10 |
Plaats - verzending | Plaats in het verzendadres |
Landcode - verzending | Landcode in verzendadres |
Betaalconditie | Betalingsvoorwaarde |
Betaalmethode |
|
regels |
|
Voor de verschillende onderdelen van de bestelling worden aparte regels gemaakt. Voor een bestelling met vijf afzonderlijke producten en verzendkosten komen (5 + 1 =) zes regels in de Asperion factuur. Heeft de bestelling vijf afzonderlijke producten en twee toeslagen dan heeft de Asperion factuur (5 + 2 =) zeven regels. | |
Naam veld | Waarde |
Type boeking | Wordt als volgt berekend:
|
SKU | Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A. |
Omschrijving | name of description uit de regel |
Aantal | quantity |
Eenheidsprijs | De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
|
BTW-code | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard |
Omzetrekening | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is. |
Het gaat hier om kortingen op de gehele bestelling die naar rato zijn toegekend aan de BTW percentages op de regels. | |
Naam veld | Waarde |
Type boeking | G, dit is een kortingsregel |
SKU | Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A. |
Omschrijving | name of description uit de regel |
Aantal | Quantity |
Eenheidsprijs | De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
|
BTW-code | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard |
Omzetrekening | Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is. |
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een betaling. | ||
Naam veld | Waarde | Opmerking |
Datum | 2023-08-01 | Huidige datum |
Dagboek | 40 | Memo-dagboek |
Omschrijving | Betaal-identifier - factuurnummer | Nummer van de Asperion factuur |
Transactie-regels | ||
Regel betaalinformatie |
|
Het BTW bedrag is 0 |
Regel Asperion factuur |
|
Naam veld | Waarden uit Prestashop bestelling | |
Naam | firstname lastname, max lengte 50 | |
Telefoonnummer | telnr, max lengte 15 | |
Plaats | city | |
Adres | address housenumber | |
Postcode | zipcode, max lengte 10 | |
Landcode | isocountry | |
BTW nummer | BTW nummer | |
Emailadres | ||
Betaalconditie | paymentcondition |
Naam veld | Waarden uit Prestashop bestelling |
SKU | articlekey volgens de logica SKU, EAN, artikelcode |
Description | description, max lengte 100 |
Bijhouden voorraad artikel | true, kan niet aangepast worden |
Vaste verkoopprijs | 0, kan niet aangepast worden |
Grootboekrekening | omzetrekening |
Datum toevoegen | Huidige datum Y-m-d |
Datum gewijziigd | Huidige datum Y-m-d |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....