1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Productflow en Jortt.
De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Productflow platform automatisch worden doorgezet naar facturen in Jortt.Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Jortt, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Productflow en in de FAQ voor Jortt.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Bestellingen uit de Productflow platform worden doorgezet naar Jortt facturen. De verzendmethode is handmatig en de bedragen zijn incl BTW. Voor status en verzendmethode zie de FAQ.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Productflow platform, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Productflow bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Productflow bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bestelling een overeenkomstige BTW code in Jortt bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Jortt is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Productflow bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Jortt een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Jortt verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie ProductFlow
ProductFlow zorgt voor de connectie.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met het Productflow platform. Productflow regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Productflow gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Jortt
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Aan een factuur kun je ene handelsnaam meegeven. Op basis van deze handelsnaam hangt Jortt het juiste sjabloon aan de factuur.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de platform en de BTW codes en omzetrekeningen in Jortt. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken. NB: in onderstaande afbeelding worden grootboeknummers getoond. Dit is enkel ter illustratie. Bij Jortt koppelingen toont hier een naam.
De BTW tarieven uit de Productflow platform opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
5.Day-to-day: Vanuit ProductFlow
6.Day-to-day: Naar Jortt
De bestellingen uit Productflow worden in Jortt geïmporteerd als facturen.
De Jortt factuur heeft twee soorten status-indicatoren.
- Betaalstatus: Dit loopt via het veld payment_method. Dit veld kan de waarden hebben already_paid (als de verkoop betaald is), pay_later (anders) of direct_debet. Je kunt dit aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl ovv de licentiesleutel. Wij zullen dit dan aanpassen in jullie contract-instellingen. Je kunt altijd de status already_paid doorzetten of juist altijd de status pay_later. Het is zelfs mogelijk om voor Jortt plus gebruikers die een Mollie integratie hebben de betaalstatus op direct_debit te zetten.
- Verzendstatus: Dit loopt via het veld send_method. De default-waarde is self. De factuur wordt dan niet naar de klant verstuurd en krijgt status open. We kunnen de factuur ook als concept doorzetten. In dat geval voegen we een contractinstelling blocksend toe. Met die extra instelling wordt het veld send_method niet meegegeven in de Jortt factuur. Het is ook mogelijk om de waarde van send_method op email te zetten. De Jortt factuur zal dan altijd via de email naar de klant verstuurd worden.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Jortt debiteur gebruikt als debiteur van de Jortt transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Jortt. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Uitwerking veldniveau Jortt
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
customer_id | f7fb9873-89gv-3vhd-7hg7-89f0e877c78k | Customer-id uit Jortt. |
invoice_date | 2023-02-27 | |
net_amounts | 1 | |
send_method | self (handmatig) | Kan op verzoek op email worden gezet of leeg worden gelaten. Als de sendmethod leeg is krijgt de factuur status concept in Jortt. |
reference | 2020 | |
payment_method | already_paid |
pay_later of already_paid, al naar gelang de betaalstatus in de webwinkel. Dit kan op verzoek op alwayspaid worden gezet of op de Mollie betaallink. |
tradename_id | 5h064j87-2k56-7689-g9n7-8gh4skn90284 | Factuursjabloon |
line_items | ||
description | Premium Customerservice | Omschrijving |
units | 1 | aantal |
amount_per_unit | 89 | Eenheidsprijs |
value | 89 | |
currency | EUR | Valuta |
vat | 0 | BTW |
ledger_account_id | 9fd87hy0-8h5n-5g5v-3k72-0939h98k67k2 | Categorie - zoals ingesteld op het dashboard. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
is_private | false | Standaard false, als customer_name ontbreekt dan true. |
customer_name | [voornaam][achternaam] | Als [voornaam][achternaam] niet is meegegeven, dan wordt er NN ingevuld. |
Straat | [adres] | |
postcode | [zipcode] | |
stad | [city] | |
Landcode | [Isocountry] | |
first_name | [voornaam] | |
last_name | [achternaam] | |
[telefoonnummer] | [telnr] | |
[email] | ||
Btwnummer | [btwnr] | Wordt meegegeven als het veldt niet leeg is. |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....