1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Productflow en Rompslomp.
De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Productflow platform automatisch worden doorgezet naar facturen in Rompslomp.Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Rompslomp, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Productflow en in de FAQ voor Rompslomp.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Productflow platform wordt doorgezet naar een Rompslomp factuur.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Productflow platform, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Productflow bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Productflow bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bestelling een overeenkomstige BTW code in Rompslomp bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Rompslomp is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Productflow bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Rompslomp een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Rompslomp verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie ProductFlow
ProductFlow zorgt voor de connectie.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met het Productflow platform. Productflow regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Rompslomp. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Rompslomp administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Productflow gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Rompslomp
De connectie met Rompslomp loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Rompslomp voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Rompslomp account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Rompslomp gelegd.
Nadat de connectie met Rompslomp gelegd is dient de administratie voor de connectie ingesteld te worden. Pas daarna kunnen de andere instellingen gedaan worden zoals de BTW tarieven. Ververs het scherm met de pijltjes naast de Copy knop om de data op te halen die bij de administratie hoort. Factuurlayout Rompslomp
Na het selecteren van de administratie en het verversen van het scherm via de pijltjes naast de Copy knop kan een factuurlayout geselecteerd worden.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de platform en de BTW codes en omzetrekeningen in Rompslomp. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Productflow platform opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
5.Day-to-day: Vanuit ProductFlow
6.Day-to-day: Naar Rompslomp
Voor bestellingen in Productflow kunnen in Rompslomp facturen worden aangemaakt.
Bij het doorzetten van bestellingen naar Rompslomp facturen controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling al in Rompslomp bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in Rompslomp dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De koppeling zet de volgende producten automatisch in Rompslomp: Verzendkosten, Betaalkosten, Toeslag, Korting en Extra kosten.
Rompslomp accepteert alleen SKU's bestaand uit cijfers/letters, zonder afwijkende tekens.
Bij het aanmaken van facturen gebruikt de koppeling het BTW percentage zoals dat in de bestelling van Productflow staat. Ook als er een ander BTW percentage staat in het product van Rompslomp.
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
sales_invoice | ||
date | 2023-01-02 | |
due_date | 2023-01-16 | Twee weken na de - dit kan niet aangepast worden. |
contact_id | 4556686965 | klantnummer uit Rompslomp |
Valuta | eur | valuta |
Omschrijving | 298 |
Bestelnummer, op verzoek factuurnummer. Bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer, op verzoek factuurnummer. |
invoice_lines | ||
product_id | 4970548064 | product id uit Rompslomp |
quantity | 1 | aantal |
vat_rate | 0.21 | BTW percentage |
vat_type_id | 701184043 | BTW code |
account_id | 5464900859 | |
price_per_unit | 12.40 | Eenheidsprijs excl BTW |
description | 14 dagen verlenging | Omschrijving |
template_id | 4460540845 | |
validates_vat_number |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....