1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Productflow en Silvasoft.
De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Productflow platform automatisch worden doorgezet naar facturen of bestellingen in Silvasoft.Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Productflow en in de FAQ voor Silvasoft.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Productflow platform wordt naar Silvasoft doorgezet als factuur of bestelling. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Productflow platform, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Productflow bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Productflow bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bestelling een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Productflow bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie ProductFlow
ProductFlow zorgt voor de connectie.
4.Nodig: Silvasoft sleutel
Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met het Productflow platform. Productflow regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Productflow gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de platform en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Productflow platform opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit ProductFlow
7.Day-to-day: Naar Silvasoft
De bestellingen uit Productflow worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.
De regels voor het matchen van producten tussen Productflow en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.
Uitwerking veldniveau Silvasoft
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
AddAsDraft | false | Dit kan niet aangepast worden |
InvoiceReference | 3894029204 |
Voor bestellingen: bestelnummer, op verzoek factuurnummer |
InvoiceDate | 09-03-2023 |
Voor bestellingen: besteldatum |
InvoiceNotes | ||
Invoice_InvoiceLine | ||
ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
Quantity | 1 | Aantal |
TaxPc | 21 | BTW percentage |
UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
Invoice_Address | ||
Address_Street | Stationstraat | straat |
Address_City | Amsterdam | stad |
Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
Address_Unit | 12 | huisnummer |
Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
OrderReference | 3894029204 | bestelnummer, op verzoek factuurnummer. |
OrderDate | 09-03-2023 | Besteldatum |
OrderNotes | ||
order_orderline | ||
ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
Quantity | 1 | Aantal |
TaxPc | 21 | BTW percentage |
UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
Invoice_Address | ||
Address_Street | Stationstraat | straat |
Address_City | Amsterdam | stad |
Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
Address_Unit | 12 | huisnummer |
Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Artikel nummer | [articleNumber] | Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId |
Categorie naam | [CategoryName] | |
CategoryCreateIfMissing | true | |
EAN | [eannumber] | |
Nieuwe naam | [Name] | max lengte 50 |
Nieuwe verkoopprijs | [priceExcl] | |
VoorraadUpdateMode | Absolute | |
NieuweVoorraadAantal | [stock] | |
NieuweBTWPercentage | [BTWpercentage] | |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....