1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Productflow en Twinfield.
De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Productflow platform automatisch worden doorgezet naar conceptboekingen of facturen in Twinfield.Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Productflow en in de FAQ voor Twinfield.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Productflow platform kan naar Twinfield worden doorgezet als een Twinfield conceptboeking of factuur. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Productflow platform, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Productflow bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Productflow bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bestelling een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Productflow bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.
3.Nodig: Connectie ProductFlow
ProductFlow zorgt voor de connectie.
4.Voorbereiding Twinfield
Om te koppelen met Twinfield is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk. Het gevolg kan zijn dat de koppeling in de verkeerde administratie boekt. Daarnaast heeft de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountancy licentie vallen. Dit is onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving.
Voor meer informatie: FAQ: Kan ik als boekhouder via mijn accountancy licentie een administratie koppelen?
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
1. Het leggen van de connectie met het Productflow platform. Productflow regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Productflow gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de platform en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Productflow platform opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit ProductFlow
7.Day-to-day: Naar Twinfield
Voor bestellingen in Productflow kunnen in Twinfield conceptboekingen of facturen worden aangemaakt. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Naam | Voorbeeld | Opmerking | |
@attributes | |||
destiny | temporary | ||
raisewarning | true | ||
header | |||
code | VRK | ||
office | 300333 | ||
invoicenumber | 5869 | ||
date | 20230203 | ||
Currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. | |
Totalline | |||
type | total | ||
id | 4 | debiteur-id | |
dim1 | 1600 | Debiteurendimensie | |
dim2 | 4539 | Debiteurendimensie | |
debitcredit | debit | ||
value | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
basevalue | 82.20 | Totaalprijs Incl. BTW | |
description | 4121 | Omschrijving: bestelnummer, dan wel factuurnummer - dit is niet aan te passen. | |
Detaillines | |||
@attributes | |||
type | detail | ||
id | 5 | ||
dim1 | 2000 | Debiteurendimensie | |
debitcredit | credit | ||
basevalue | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
value | 33.47 | Regelprijs Excl. BTW | |
description | 24 st Prof. tekenpapier. | Productomschrijving, lengte max 35. | |
vatvalue | 7.03 | BTW bedrag | |
vatcode | VH | BTW code | |
Kostenplaats | 1 default kostenplaats per koppeling. | ||
ICP | Indien het een ICP boeking is: | ||
Performancetype | goods | ||
Performancecountry | [isocountry] | Land van levering | |
Performancevatnumber | [vatnr] | BTW nummer | |
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
header | ||
office | KJ903932 | |
invoicetype | FACTUUR | Dit is niet aan te passen. |
invoicedate | 20230308 | |
headertext | Bstelling 3234002342 |
Als het factuurnummer gelijk is aan het bestelnummer: Bestelling bestelnummer Anders Factuur factuurnummer. |
customer | 9023 | Klantcode |
currency | EUR | Standaard, op aanvraag variabel. |
status | concept | |
Betaalmethode | Bank | |
Detailline | ||
@attributes | ||
id | 4 | |
article | 0 | |
description | 70 x 70 schildersdoek | Omschrijving |
quantity | 9 | aantal |
units | 1 | |
unitspriceexcl | 21.50 | eenheidsprijs excl. BTW |
dim1 | 3456 | Grootboekrekening |
vatcode | VH | BTW code |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
name | [name] | |
website | ||
Cocnumber | [kvk] | |
Btwnumber | [Btwnr] | |
Adres | ||
contact | [voornaam][achternaam] | |
Land | [isocountry] | |
Stad | [city] | |
Postcode | [zipcode] | |
Telefoonnummer | [telnr] | |
[email] | niet langer dan 200 karakters. |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....