1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en Silvasoft.
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad. De koppeling werkt alleen met de paymentstatus in de Shopify bestelling, waarbij je zelf kunt instellen bij welke statussen de order doorgezet moet worden (bijvoorbeeld 'in verwerking', 'betaald' / 'refund', meerdere statussen zijn mogelijk).
- Een bestelling wordt eenmalig doorgezet naar Silvasoft. Wijzigingen die doorgevoerd worden na het doorzetten van de bestelling worden niet doorgevoerd in het boekhoudsysteem. Eventuele aanpassingen zullen dus via het refund proces in Shopify gedaan moeten worden, of dienen handmatig bijgewerkt te worden in Silvasoft.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
- Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Shopify en in de FAQ voor Silvasoft.
Je installeert deze koppeling vanuit de Shopify Appstore. Als je zoekt op webwinkelfacturen komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
Er is een 30-dagen gratis proefperiode.
De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.
Naast de webhooks draait er dagelijks een bezemwagen. Dit betekent de koppeling dagelijks controleert of alle webhooks correct zijn binnengekomen. Zijn er webhooks gemist dan worden die bestellingen alsnog opgehaald en doorgezet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Shopify bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Shopify bestelling naar Silvasoft gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Silvasoft aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Shopify bestelling al in Silvasoft aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Silvasoft factuur of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Shopify bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.
3.Nodig: Silvasoft sleutel
Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.
4.Installatie
Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het accepteren van de voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Silvasoft. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Bij de BTW tarieven toont de koppeling een standaard-lijst met BTW tarieven en alle EU landen. Default staan de Nederlands of Belgische BTW tarieven ingevuld. De BTW percentages kunnen aangepast worden. Bijvoorbeeld in het geval van OSS kan het Duitse BTW hoog percentage aangepast worden naar 19%.
Het is mogelijk met de BTW tarieven in de webwinkel te werken. Dit kun je aanpassen bij tab Configuratie van het dashboard, bij de optie Alle Instellingen > Contract. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Silvasoft administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Silvasoft.
Let op: Helaas staat Shopify ons niet toe om de betaalmethoden uit te lezen uit die je in je webwinkel gebruikt. Daarom werken wij met een vaste lijst betaalmethoden. Het kan zijn dat er betaalmethoden tussen staan die jullie niet gebruiken en dat er betaalmethoden niet in staan die jullie wel gebruiken. Hier is een workaround voor, beschreven in deze faq.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
5.Day-to-day: Vanuit Shopify
De koppeling doet een extra controle voor bestellingen in de Shopify webwinkel die worden ingeladen vanuit Bol.com of Amazon. Dit inladen gebeurt via een externe app die de Shopify merchant kan inschakelen. Voor deze geimporteerde bestellingen doet de koppeling een extra controle of de BTW aanwezig is in de bestelling. Zo niet, dan zal de bestelling niet doorgezet worden. Zie onze FAQ voor meer informatie.
Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen met terugwerkende kracht in Shopify meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, dan kun je de status refund of partially_refunded aanvinken in het tabblad Configuratie bij Status doorzetten verkopen. Refunds moeten in Shopify correct zijn aangemaakt, dwz dat de refund gedaan moet worden op de regels. Een refund verwerken met alleen een bedrag kan de koppeling helaas niet. Zie hier voor meer informatie: FAQ.
Let op: Voor refunds gaat de koppeling maximaal 30 dagen terug in de tijd. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet.
De koppeling zal veel velden uit een Shopify bestelling niet uitlezen of doorzetten naar Silvasoft. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.
Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppeling deze velden niet meeneemt.
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | ||
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelling | |
Bestel-identifier | [id] | |
Bestelnummer | Wordt als volgt bepaald:
|
|
Factuurnummer | Wordt als volgt bepaald:
|
|
Boekdatum | [created_at] | |
Besteldatum | [processed_at] | |
Status bestelling | [financial_status] | |
Betaalstatus | als de status van de bestelling paid is dan paid, anders geen betaalstatus | |
Betaalreferentie | [order_number] | |
Affiliatenummer | Wordt als volgt bepaald
|
|
Valuta | [currency] indien aanwezig | |
Betaalmethode | veld [gateway] in [transactions] | |
Besteltotaal incl BTW en kortingen | [total_price] | |
Totaal BTW bestelling incl kortingen | Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax]. | |
Besteltotaal excl BTW en kortingen | Verschil bovenstaande twee regels | |
Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
|
Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
|
Kortingen |
Kortingen worden als volgt bepaald:
|
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit. | ||
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelregel | |
Productid | [product_id] | |
categoyid | Catgory die bij het product hoort | |
Aantal | [quantity] | |
SKU | [sku] | |
Omschrijving | [name] | |
BTW percentage |
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
|
|
Bedragen excl BTW |
De bedragen excl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Bedragen incl BTW |
De bedragen incl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Korting in bestelregel |
De korting in de bestelregel wordt als volgt bepaald:
|
|
BTW code en rekeningen Silvasoft | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. Bij het doorzetten op categorieen wordt de omzetrekening van de category gebruikt. Deze kan ingesteld worden via het dashboard. |
Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten. | ||
Naam veld | Waarden uit Shopify bestelregel | |
Omschrijving | [title] uit de eerste regel van de verzendkosten | |
BTW percentage | Som van de waarden in veld [rate] uit de [tax_lines] in de eerste regel van de verzendkosten. | |
Verzendkosten excl BTW |
De verzendkosten excl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
Verzendkosten incl BTW |
De verzendkosten incl BTW worden als volgt bepaald:
|
|
BTW code en rekeningen Silvasoft | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. |
Naam veld | Waarden uit Shopify klant |
Indien aanwezig [email] anders [contact_email] | |
Factuuradres |
Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Shopify bestelling
Als er geen factuur- en geen verzendadres is dan wordt gekeken naar de informatie in [customer] en [customer][default_address]. |
Verzendadres |
Indien aanwezig op basis van [shipping_address] in de Shopify bestelling
|
BTW nummer |
Het BTW nummer wordt als volgt bepaald:
|
6.Day-to-day: Naar Silvasoft
De bestellingen uit Shopify worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.
De regels voor het matchen van producten tussen Shopify en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.
Extra waarschuwing: In Shopify bestellingen worden EAN (barcode) en artikelcode niet meegegeven in de bestelregels. Daarom kunnen de EAN en de artikelcode niet gebruikt worden voor het matchen van producten in Silvasoft.
Uitwerking veldniveau Silvasoft
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
AddAsDraft | false | Dit kan niet aangepast worden |
InvoiceReference | 3894029204 |
Voor bestellingen: bestelnummer, op verzoek factuurnummer |
InvoiceDate | 09-03-2023 |
Voor bestellingen: besteldatum |
InvoiceNotes | ||
Invoice_InvoiceLine | ||
ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
Quantity | 1 | Aantal |
TaxPc | 21 | BTW percentage |
UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
Invoice_Address | ||
Address_Street | Stationstraat | straat |
Address_City | Amsterdam | stad |
Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
Address_Unit | 12 | huisnummer |
Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
OrderReference | 3894029204 | bestelnummer, op verzoek factuurnummer. |
OrderDate | 09-03-2023 | Besteldatum |
OrderNotes | ||
order_orderline | ||
ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
Quantity | 1 | Aantal |
TaxPc | 21 | BTW percentage |
UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
Invoice_Address | ||
Address_Street | Stationstraat | straat |
Address_City | Amsterdam | stad |
Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
Address_Unit | 12 | huisnummer |
Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
Naam | Voorbeeld | Opmerking |
Artikel nummer | [articleNumber] | Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId |
Categorie naam | [CategoryName] | |
CategoryCreateIfMissing | true | |
EAN | [eannumber] | |
Nieuwe naam | [Name] | max lengte 50 |
Nieuwe verkoopprijs | [priceExcl] | |
VoorraadUpdateMode | Absolute | |
NieuweVoorraadAantal | [stock] | |
NieuweBTWPercentage | [BTWpercentage] | |
7.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....