1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Stockpilot en AFAS SB.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Stockpilot webwinkel automatisch worden doorgezet naar financiele boekingen in AFAS SB. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS SB, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Stockpilot en in de FAQ voor AFAS SB.
Er is een proefperiode van 14 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Controle vooraf facturen
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Stockpilot factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Stockpilot factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in AFAS SB bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Doorzetten facturen
Het doorzetten van een Stockpilot factuur naar AFAS SB gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in AFAS SB aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De AFAS SB financiele boeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Controle achteraf
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS SB is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Stockpilot factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft AFAS SB een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar AFAS SB verderop in de handleiding.
3.Nodig: AFASSB connectie
Voor de connectie met AFAS SB zijn de volgende gegevens nodig. De eerste twee waarden bepaal je aan de hand van de url van je AFAS account. Neem bijvoorbeeld deze url https://app-center-demo.afasfocus.nl/webwinkelfacturen, dan:
- Domein accountant: app-center-demo
- Domein klant: webwinkelfacturen
- API token:
- Ga naar de appstore via Alle Instellingen > App Center
- Zoek op Webwinkelfacturen
- Klik op de tegel, je kunt nu registreren en ontvangt dan een API token
- Bewaar deze sleutel goed, hij is nodig voor de registratie
4.Nodig: Stockpilot connectie
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Stockpilot webwinkel. Stockpilot regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met AFAS SB. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS SB administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
De authenticatie wordt door Stockpilot gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Authenticatie AFAS SB
Het maken van de connectie met AFAS SB gebeurt via de gegevens die je in de voorgaande sectie verzameld hebt:
- Domein accountant
- Domein klant
- API token
Als je deze gegevens invult en opslaat zou het bolletje naast AFAS SB op het scherm groen moeten worden. Gebeurt dat niet, gebruik dan het refresh teken naast de Copy knop rechtsboven om alle gegevens opnieuw op te halen. Je kunt ook uitloggen en daarna weer inloggen.
Voor het gebruik van AFAS SB selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) facturen zal een Verkoop-dagboek zijn.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS SB. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Stockpilot werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Stockpilot dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor facturen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
6.Day-to-day: Vanuit Stockpilot
7.Day-to-day: Naar AFAS SB
Aanmaken financiele boekingen
De facturen uit Stockpilot worden in AFAS SB geimporteerd als financiele boekingen. Per factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van de boekingen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan AFAS SB.
Kostenplaats
Het is mogelijk om één default kostenplaats mee te geven aan de bestelling of verkooptransactie. Per koppeling is één default kostenplaats mogelijk. Neem contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl ovv van de licentiesleutel om hier gebruik van te maken.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS SB debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS SB financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS SB. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
De koppeling zet door naar financiele boekingen. Er worden daardoor geen producten doorgezet.
De koppeling maakt een bestelling of financiele boeking aan in AFAS SB, niet een factuur. Daarom kan de koppeling er niet voor zorgen dat de factuur automatisch naar de klant verstuurd wordt.
Uitwerking veldniveau AFAS SB
| AdministrationId | 12345 | Administratie binnen het AFAS SB account |
| Factuurnummer | ORD1234 | Verkoopnummer |
| RelationId | 12345 | Identifier klant in AFAS SB |
| RelationType | person | Particuliere klant of bedrijf |
| Description | ORD1234 - INV1224 | Bestel- en / of factuurnummer |
| InvoiceDate | 2025-04-01 | Besteldatum |
| Boekingsregels | ||
| LedgerAccountId | 8000 | omzetrekening |
| Description | Koffer | Omschrijving |
| AmountExcludingVat | 100 | Regelbedrag excl BTW |
| AmountVat | 21 | BTW bedrag |
| VatType | Hoog | Soort BTW |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Firstname | Sarah | Voornaam |
| Lastname | de Wit | Achternaam |
| Emailaddress | sarah@test.nl | |
| Adres | ||
| StreetName | Stationstraat | Straat |
| HouseNumber | 12 | Huisnummer |
| PostalCode | 1000 AA | Postcode |
| CityName | Amsterdam | Gemeente |
| CountryCode | NL | Isocode land |
| PreferredBillingAddress | niet aanpasbaar | |
| Bedrijf | ||
| Name | BV Sponiza IT | Bedrijfsnaam |
| VatNumber | NL01234 | BTW nummer |
| EmailAddress | info@sponiza.nl | |
| PhoneNumber | 06-231388xx | |
| Addresses | Adresregel | |
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Stockpilot webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar AFAS SB.Wat als facturen missen in AFAS SB
Als facturen ontbreken in AFAS SB adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de factuur daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
factuur van een eerdere maand is. Als je de factuur in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de factuur opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de factuur daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van AFAS SB bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de factuur kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de factuur daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.