1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Stockpilot en Visma eAccounting.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Stockpilot webwinkel automatisch worden doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Visma eAccounting. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Visma eAccounting, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Stockpilot en in de FAQ voor Visma eAccounting.
Er is een proefperiode van 14 dagen.
2.Hoe de koppeling werkt
Controle vooraf facturen
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Stockpilot factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Stockpilot factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in Visma eAccounting bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Doorzetten facturen
Het doorzetten van een Stockpilot factuur naar Visma eAccounting gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Visma eAccounting aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen wordt gekeken of producten al in Visma aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
- De Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Stockpilot factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.
3.Nodig: Stockpilot connectie
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Stockpilot webwinkel. Stockpilot regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Connectie Stockpilot webwinkel
De authenticatie wordt door Stockpilot gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door Stockpilot gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.
Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Stockpilot werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Stockpilot dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor facturen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Het tonen van de BTW instellingen is afhankelijk of je met de BTW codes uit Stockpilot werkt of met standaard BTW codes. Werk je met de BTW code uit Stockpilot dan worden deze opgehaald en getoond. Werk je met de standaard BTW tarieven dan zie je de BTW tarieven voor Nederland, Belgie en Duitsland. Voor facturen zijn de verschillende landen van belang als je naar Belgie en Duitsland verkoopt. Zet je afsluitingen door dan hoef je alleen de BTW tarieven voor Nederland in te vullen.
Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
5.Day-to-day: Vanuit Stockpilot
6.Day-to-day: Naar Visma
Aanmaken transacties
Een factuur uit de Stockpilot webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.
Uitwerking veldniveau Visma eAccounting
Een factuur uit de Stockpilot webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Stockpilot en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.
Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Stockpilot en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.
Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.
Automatisch versturen facturen
De koppeling maakt de factuur aan in Visma eAccounting met de status draft. De factuur dient eerst in Visma eAccounting verwerkt te worden. Pas daarna kan de factuur verstuurd worden naar de klant. De koppeling kan er dus niet voor zorgen dat het versturen automatisch gebeurt.
De koppeling maakt de factuur aan in Visma eAccounting met de status draft. De factuur dient eerst in Visma eAccounting verwerkt te worden. Pas daarna kan de factuur verstuurd worden naar de klant. De koppeling kan er dus niet voor zorgen dat het versturen automatisch gebeurt.
Uitwerking veldniveau Visma eAccounting
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerId | f7880989-s898-cm87-so98-j8703j38dd8e | visma debiteuren id |
| IsCreditInvoice | ||
| InvoiceDate | 2023-03-01 | Datum factuur |
| RotReducedInvoicingType | 0 | |
| InvoiceCity | Amsterdam | |
| InvoiceCountryCode | NL | |
| InvoiceAddress1 | Stationstraat 12 | |
| InvoiceCustomerName | Sophie Fischer | voornaam achternaam |
| InvoicePostalCode | 1000AA | |
| DeliveryCity | Amsterdam | |
| DeliveryCountryCode | NL | |
| DeliveryAddress1 | Stationstraat 12 | |
| DeliveryCustomerName | Sophie Fischer | |
| DeliveryPostalCode | 1000AA | |
| EuThirdParty | False - dit is niet aan te passen. | |
| CustomerIsPrivatePerson | 1 | True, tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld. |
| ReverseChargeOnConstructionServices | false - dit is niet aan te passen | |
| YourReference | 90498 | bestelnummer |
| Rows | ||
| LineNumber | 1 | |
| ArticleId | 02398h32-klm32-330-24sf-290sf39389jj | visma productid |
| IsTextRow | ||
| Text | Multifunctional weegschaal | Naam verkoopregel. |
| UnitPrice | 104.90 | Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW. |
| Quantity | 1.00 | Aantal |
| ReversedConstructionServicesVatFree | ||
| IsVatFree | ||
| ReplaceUnitPriceWhenZero | ||
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting financiële boeking. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CurrencyCode | EUR | Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's. |
| CustomerId | 8ssd8sd9-8sdi-09fs-8df9-sd8f9s0d8s8d | Visma debiteuren id |
| DueDate | 2023-03-01 | Datum factuur |
| RemainingAmountInvoiceCurrency | 72.80 | Totaalbedrag factuur incl BTW. |
| TotalAmountInvoiceCurrency | 72.80 | Totaalbedrag incl BTW. |
| VatAmountInvoiceCurrency | 12.64 | Totaal BTW bedrag factuur. |
| RoundingsAmountInvoiceCurrency | 0 | |
| InvoiceNumber | 483938 | Huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten. |
| InvoiceDate | 2023-03-01 | Datum factuur |
| IsCreditInvoice | False | |
| PaymentReferenceNumber | ORD.UH.09875 | bestelnummer - dit is niet aan te passen. |
| Voucher | ||
| VoucherDate | 2023-03-01 | Datum factuur |
| VoucherText | Bestelling ORD.UH.09875, factuur INV.FD.10293 | Bestelling bestelnummer, op aanvraag factuur factuurnummer. |
| Rows |
|
|
| AccountNumber | 1800 | |
| DebitAmount | 72.80 | |
| TransactionText | ||
| CreditAmount | 62.00 | |
| TransactionText | Overhemd | |
| VatCodeId | ef4f9ed7-209e-4308-bb2c-26f6dfd1229c | |
| AccountNumber | 8100 | |
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting bestelling. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Amount | [ordertotalInclDiscount] | Totaal bedrag factuur incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag factuur excl BTW |
| CustomerId | [debtorID] | Visma debtorid |
| RotReducedInvoicingType | Normal | |
| CurrencyCode | EUR | Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen met euro's. |
| VatAmount | [ordertotalVatInclDiscount] | Totaal BTW bedrag factuur |
| RoundingsAmount | 0 | |
| InvoiceCity | [city] | |
| InvoiceCountryCode | [isocountry] | |
| InvoiceCustomerName | [customerName] | |
| DeliveryCity | [deliverycity] | |
| DeliveryCountryCode | [deliveryIsocountry] | |
| DeliveryAdres | [deeliveryadres] | |
| DeliveryCustomerName | [deliverycustomerName] | |
| DeliveryPostalCode | [deliveryzipcode] | |
| InvoicePostalCode | [zipcode] | |
| OrderDate | [Datum factuur] | |
| Status | Draft | Dit kan niet aangepast worden. |
| EuThirdParty | false | Dit is niet aan te passen. |
| CustomerIsPrivatePerson | True | Tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld. |
| YourReference | [sourceordernr] | bestelnummer |
| ReverseChargeOnConstructionServices | false | Dit is niet aan te passen. |
| Rows | ||
| ArticleID | [productID] | Visma productID |
| Description | [name] | Naam verkoopregel. |
| unitsPrice | [price] | Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW |
| Quantity | [quantity] | Aantal |
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Stockpilot webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.Bij Dashboard >> Fouten zie je welke facturen niet zijn doorgezet. Via de blauwe Verwerk knop kun je de factuur (opnieuw) aanbieden. Via de rode Meld probleem knop kun je een ticket bij ons aanmaken.
Bij Dashboard >> Open staan de facturen die nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails en de koppeling stopzetten.
Wat als facturen missen in Visma eAccounting
Als facturen ontbreken in Visma eAccounting adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de factuur daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
factuur van een eerdere maand is. Als je de factuur in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de factuur opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de factuur daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Visma eAccounting bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de factuur kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de factuur daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://www.webwinkelfacturen.nl/veelgesteldevragen en https://www.webwinkelfacturen.nl/veelgesteldevragen#boekhoud-systemen/visma.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 facturen in rekening.